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Excel 2003データベースの概要
時には、情報を把握する必要があります。そのためには、Excelデータベースファイルを利用してください。 それが電話番号の個人的なリストであっても、組織やチームのメンバーのための連絡先リストであっても、コイン、カード、または書籍のコレクションであっても、Excelデータベースファイルは、特定の情報の入力、保存、および検索を容易にします。
Excelには、データを追跡し、必要なときに特定の情報を見つけるのに役立つツールが組み込まれています。 また、数百の列と数千の行を持つExcelスプレッドシートは膨大な量のデータを保持できます。
関連するチュートリアル： Excel 2007/2010/2013ステップバイステップデータベースチュートリアルも参照してください。
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データのテーブル
Excelデータベースにデータを格納するための基本的な形式はテーブルです。 テーブルでは、データが行に入力されます。 各行はレコードと呼ばれます。
テーブルが作成されると、Excelのデータツールを使用して、データベース内のレコードを検索、並べ替え、フィルタリングして特定の情報を見つけることができます。
これらのデータツールをExcelで使用するにはいくつかの方法がありますが、最も簡単な方法はテーブルのデータからリストを作成することです。
このチュートリアルに従うには：
- 上記の画像に示されているようにデータを入力してください。
ヒント - 学生IDをすばやく入力するには：
- 最初の2つのID - ST348-245とST348-246をそれぞれセルA5とA6に入力します。
- 2つのIDを強調表示して選択します。
- 塗りつぶしハンドルをクリックし、セルA13にドラッグします。
- 残りの学生IDは、セルA6〜A13に正しく入力する必要があります。
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正しくデータを入力する
データを入力するときは、データが正しく入力されていることを確認することが重要です。 スプレッドシートのタイトルと列ヘッダーの間の行2以外は、データを入力するときに他の空白行を残さないでください。 また、空のセルを残さないようにしてください。
誤ったデータ入力によるデータエラーは、データ管理に関連する多くの問題の原因です。 データが最初に正しく入力されていれば、プログラムは必要な結果を返す可能性が高くなります。
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行はレコードです
前述のように、データベース内のデータの行はレコードとして知られています。 記録を入力するときは、以下のガイドラインを守ってください。
- ヘッダーとデータの最初の行の間でさえ、作成されているテーブルに空の行を残さないでください。
- レコードには、特定の1つのアイテムに関するデータだけを含めることができます。
- レコードには、そのアイテムに関するデータベース内のすべてのデータも含まれていなければなりません。 複数の行にあるアイテムに関する情報はありません。
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列はフィールドです
Excelデータベースの行はレコードと呼ばれ、列はフィールドと呼ばれます 。 各列には、その列に含まれるデータを識別するための見出しが必要です。 これらの見出しはフィールド名と呼ばれます。
- フィールド名は、各レコードのデータが同じ順序で確実に入力されるようにするために使用されます。
- 列内のすべてのデータが同じ形式で入力されていることを確認してください。 数字を10または20などの数字で入力し始める場合は、それを維持してください。 途中で変更したり、数字を単語として入力したりしないでください（10または20など）。 一貫してください。
- テーブルに空白の列を入れないでください。
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リストの作成
データがテーブルに入力されると、それをリストに変換することができます。 そうするために：
- ワークシートのセルA3〜E13を強調表示します。
- メニューから[ データ]> [リスト]> [リストを作成 ]をクリックして、 [リストの作成 ]ダイアログボックスを開きます。
- ダイアログボックスが開いている間、ワークシート上のセル A3〜E13はマーチングアリに囲まれている必要があります。
- 行進するアリがセルの正しい範囲を囲む場合は、 リストの作成ダイアログボックスで[OK]をクリックします。
- 行進するアリが正しい範囲のセルを囲んでいない場合は、ワークシートの正しい範囲を強調表示し、 リストの作成ダイアログボックスで[OK]をクリックします。
- テーブルは暗い枠で囲まれ、各フィールド名の横にドロップダウンの矢印が追加されている必要があります。
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データベースツールの使用
データベースを作成したら、各フィールド名の横にあるドロップダウン矢印の下にあるツールを使用して、データをソートまたはフィルタリングすることができます。
データの並べ替え
- 姓フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- [ 昇順にソート]オプションをクリックして、データベースをアルファベット順にAからZにソートします。
- 一度ソートされると、 Graham J.がテーブルの最初のレコードになり、 Wilson R.が最後のレコードになるはずです。
データのフィルタリング
- [ プログラム]フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- [ ビジネス ]オプションをクリックすると、 ビジネスプログラムではなく、学生を除外できます。
- [OK]をクリックします。
- G.トンプソンとF.スミスはビジネスプログラムに登録された唯一の2人であるため、2人の学生しか見ることができません。
- すべてのレコードを表示するには、[ プログラム]フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- [ すべて ]オプションをクリックします。
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データベースの拡張
データベースにレコードを追加するには：
- アスタリスク（セルA14〜E14）を含む空白行は、作成時にデータベースの最下部に追加されます。
- この空白行を使用して、追加のデータをデータベースに追加することができます。
- 次のデータを追加します。
セル - データ
A14 - ST348-255
B14 - クリストファー
C14 - A.
D14-22
E14 - 科学
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データベースの書式設定の完了
注 ：この手順では、通常はExcel 2003画面の上部にある書式設定ツールバーのアイコンを使用します。 存在しない場合は、 Excelツールバーの検索方法をお読みください。
- ワークシートのA1〜E1セルを強調表示します。
- 書式設定ツールバーのマージとセンターのアイコンをクリックしてタイトルを中央に配置します。
- A1からE1までのセルを選択した状態で、 書式設定ツールバーの塗りつぶしアイコン（塗料のように見える）をクリックして、背景色のドロップダウンリストを開きます。
- 一覧からシーグリーンを選択して、セルA1〜E1の背景色を濃い緑色に変更します。
- フォントカラードロップダウンリストを開くには、 書式設定ツールバーのフォントカラーアイコン（大きい文字「A」）をクリックします。
- 一覧から白を選択して、セルA1〜E1のテキストの色を白に変更します。
- ワークシートのセル A2〜E2を強調表示します。
- 書式設定ツールバーの塗りつぶし色アイコンをクリックして、背景色のドロップダウンリストを開きます。
- リストから「 ライトグリーン 」を選択して、セルA2〜E2の背景色を薄緑色に変更します。
- ワークシート上のセルA3〜E14を強調表示します。
- メニューから「 フォーマット」>「オートフォーマット 」と選択して、「 オートフォーマット」ダイアログボックスを開きます。
- セルA3〜E14をフォーマットするオプションのリストからリスト2を選択します。
- ワークシート上のセルA3〜E14を強調表示します。
- 書式設定ツールバーの中央オプションアイコンをクリックして、セルA3〜E14のテキストを中央揃えにします。
- この時点で、このチュートリアルのすべての手順を正しく実行していれば、スプレッドシートはこのチュートリアルのステップ1に描かれているスプレッドシートに似ているはずです。