Excelには、SQL ServerやMicrosoft Accessなどのリレーショナルデータベースプログラムのデータ管理機能はありません。 しかし、それができることは、多くの状況でデータ管理要件を満たすシンプルまたはフラットファイルのデータベースとして機能します。
Excelでは、データはワークシートの行と列を使用してテーブルに編成されます 。 より新しいバージョンのプログラムにはテーブル機能があり 、 データの入力、編集、操作が簡単に行えます 。
パーツ番号や人物の住所など、個々のデータや情報に関する情報は、別々のワークシートセルに格納され、フィールドと呼ばれます。
データベース用語：Excelのテーブル、レコード、およびフィールド
データベースは、組織化された方法で1つまたは複数のコンピュータファイルに格納された関連情報の集合です。
通常、情報またはデータはテーブルに編成されます。 Excelなどの単純またはフラットファイルデータベースは、1つのテーブル内の1つのサブジェクトに関するすべての情報を保持します。
一方、リレーショナルデータベースは、それぞれ異なる表題に関する情報を含む多数の表で構成されています。
表の情報は、次のように簡単に構成されています。
- 更新しました
- ソート済み
- 修正済み
- 特定の情報をフィルタリングまたは検索
記録
データベース用語では、レコードは、データベースに入力された特定のオブジェクトに関するすべての情報またはデータを保持します。
Excelでは、レコードは通常、ワークシート行に編成され、行内の各セルは、1つの情報または値の項目を含みます。
フィールド
データベースレコード内の個々の情報項目（電話番号や番地など）はフィールドと呼ばれます 。
Excelでは、ワークシートの個々のセルはフィールドとして機能します。各セルには、オブジェクトに関する単一の情報が含まれることがあるためです。
フィールド名
特定の情報を見つけるためにデータをソートまたはフィルタリングできるように、データベースに組織化された形でデータを入力することが不可欠です。
レコードごとに同じ順序でデータが入力されるようにするには、表の各列に見出しが追加されます。 これらの列見出しをフィールド名と呼びます。
Excelでは、テーブルの一番上の行にはテーブルのフィールド名が含まれています。 この行は、通常、 ヘッダー行と呼ばれます。
例
上記の画像では、1人の学生のために収集されたすべての情報は、テーブルの個々の行またはレコードに格納されます。 どんなに多くの情報が集められても、各生徒はテーブルに別々の行があります。
行内の各セルは、その情報の1つを含むフィールドです。 ヘッダー行のフィールド名は、名前や年齢などの特定のトピックのすべてのデータをすべての生徒の同じ列に保存することで、データが整理された状態に維持されるようにします。
Excelのデータツール
マイクロソフトでは、Excelテーブルに格納された大量のデータを簡単に処理し、適切な状態に保つために、多数のデータツールを用意しています。
レコード用のフォームの使用
個々のレコードで簡単に作業できるツールの1つがデータ形式です。 フォームを使用して、最大32のフィールドまたは列を含む表のレコードを検索、編集、入力、または削除することができます。
既定のフォームには、レコード名が正しく入力されるように、テーブルに並べられた順にフィールド名のリストが含まれています。 各フィールド名の横には、データの個々のフィールドを入力または編集するためのテキストボックスがあります。
カスタムフォームを作成することは可能ですが、デフォルトフォームを作成して使用する方がはるかに簡単であり、多くの場合、それが必要です。
重複するデータレコードを削除する
すべてのデータベースでよく見られる問題は、データエラーです。 単純なスペルミスや欠落したデータフィールドに加えて、重複したデータレコードは、データテーブルのサイズが大きくなるにつれて大きな懸案事項になる可能性があります。
Excelのデータツールの別のものを使用して、重複したレコードを削除することができます。
データの並べ替え
ソートとは、テーブルを姓でアルファベット順に並べ替える、年代順に最古から最年少にソートするなど、特定のプロパティに従ってデータを再編成することを意味します。
Excelの並べ替えオプションには、1つまたは複数のフィールドによる並べ替え、日付または時刻によるカスタム並べ替え、およびテーブル内のフィールドの並べ替えを可能にする行による並べ替えが含まれます。