連絡先、コレクション、およびその他のデータをExcelデータベースで追跡する
時には、情報を把握する必要があります。そのためには、Excelデータベースファイルを利用してください。 それが電話番号の個人的なリストであっても、組織やチームのメンバーのための連絡先リストであっても、コイン、カード、または書籍のコレクションであっても、Excelデータベースファイルは、特定の情報の入力、保存、および検索を容易にします。
Microsoft Excelには、データを追跡し、必要なときに特定の情報を見つけるのに役立つツールが組み込まれています。 また、数百の列と数千の行を持つExcelスプレッドシートは膨大な量のデータを保持できます 。
データの入力
Excelデータベースにデータを格納するための基本的な形式はテーブルです。
テーブルが作成されると、Excelのデータツールを使用して、データベース内のレコードを検索、並べ替え、フィルタリングして特定の情報を見つけることができます。
このチュートリアルを続行するには、上の図のようにデータを入力します。
学生IDをすばやく入力してください：
- 最初の2つのID - ST348-245とST348-246をそれぞれセルA5とA6に入力します。
- 2つのIDを強調表示して選択します。
- 塗りつぶしハンドルをクリックし、セルA13にドラッグします。
- 残りの学生IDは、セルA6〜A13に正しく入力する必要があります。
正しくデータを入力する
データを入力するときは、データが正しく入力されていることを確認することが重要です。 スプレッドシートのタイトルと列ヘッダーの間の行2以外は、データを入力するときに他の空白行を残さないでください。 また、空のセルを残さないようにしてください。
誤ったデータ入力によるデータエラーは 、データ管理に関連する多くの問題の原因です。 データが最初に正しく入力されていれば、プログラムは必要な結果を返す可能性が高くなります。
行はレコードです
データベース内の個々のデータ行はレコードとして知られています。 記録を入力するときは、以下のガイドラインを守ってください。
- 作成するテーブルには空白の行は入れないでください。 これには、列ヘッダーとデータの最初の行の間に空白の行を残さないことが含まれます。
- レコードには、特定の1つのアイテムに関するデータだけを含めることができます。
- レコードには、そのアイテムに関するデータベース内のすべてのデータも含まれていなければなりません。 複数の行にあるアイテムに関する情報はありません。
列はフィールドです
Excelデータベースの行はレコードと呼ばれ、列はフィールドと呼ばれます 。 各列には、その列に含まれるデータを識別するための見出しが必要です。 これらの見出しはフィールド名と呼ばれます。
- フィールド名は、各レコードのデータが同じ順序で確実に入力されるようにするために使用されます。
- 列内のすべてのデータが同じ形式で入力されていることを確認してください。 数字を10または20などの数字で入力し始める場合は、それを維持してください。 途中で変更したり、数字を単語として入力したりしないでください（10または20など）。 一貫してください。
- テーブルに空の列を残さないでください。
テーブルの作成
データが入力されると、 テーブルに変換できます 。 そうするために：
- ワークシートのセルA3〜E13を強調表示します。
- [ ホーム ]タブをクリックします。
- リボンのFormat as Tableオプションをクリックして、ドロップダウンメニューを開きます。
- 青色の[ 表形式の中間9 ]オプションを選択して、[ 表形式 ]ダイアログボックスを開きます。
- ダイアログボックスが開いている間、ワークシート上のセルA3〜E13はマーチングアリに囲まれている必要があります。
- マーチングするアリがセルの正しい範囲を囲む場合は、[ 表形式 ]ダイアログボックスで[ OK ]をクリックします。
- 行進するアリが正しい範囲のセルを囲んでいない場合は、ワークシートの正しい範囲を強調表示し、[ 表として書式設定 ]ダイアログボックスで[ OK ]をクリックします。
- 表には、各フィールド名の横にドロップダウン矢印が追加されていなければなりません。表の行は、明るい色と濃い青色で交互に表示されます。
データベースツールの使用
データベースを作成したら、各フィールド名の横にあるドロップダウン矢印の下にあるツールを使用して、データをソートまたはフィルタリングすることができます。
データの並べ替え
- 姓フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- データベースをアルファベット順にソートするには、 [AからZにソート]オプションをクリックします。
- 一度ソートされると、 Graham J.はテーブルとWilsonの最初のレコードになるはずです。 Rは最後にする必要があります。
データのフィルタリング
- [ プログラム]フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- すべてのチェックボックスをオフにするには、 [すべて選択]オプションの横にあるチェックボックスをクリックします。
- ボックスにチェックマークを付けるには、 ビジネスオプションの横にあるチェックボックスをクリックします。
- [ OK]をクリックします。
- G.トンプソンとF.スミスはビジネスプログラムに登録された唯一の2人であるため、2人の学生しか見ることができません。
- すべてのレコードを表示するには、[ プログラム]フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックします。
- [ プログラム ]オプションから [ フィルタをクリア]をクリックします。
データベースの拡張
データベースにレコードを追加するには：
- マウスポインタをテーブルの右下にある小さなドットの上に置きます。
- マウスポインタが二頭矢印に変わります。
- このような場合は、マウスの右ボタンをクリックしたままポインタを下にドラッグして、空の行をデータベースの最下部に追加します。
- この新しい行に次のデータを追加します。
セル - データ
A14 - ST348-255
B14 - クリストファー
C14 - A.
D14-22
E14 - 科学
データベースの書式設定の完了
- ワークシートのA1〜E1セルを強調表示します。
- [ ホーム ]タブをクリックします。
- リボンの[ マージとセンター ]オプションをクリックしてタイトルを中央に配置します。
- リボンの塗りつぶしカラー （塗料のように見える）をクリックして塗りつぶしカラードロップダウンリストを開きます。
- 一覧から青、アクセント1を選択して、セルA1〜E1の背景の色を濃い青色に変更します。
- フォントカラードロップダウンリストを開くには、 書式設定ツールバーのフォントカラーアイコン（大きい文字「A」）をクリックします。
- 一覧から白を選択して、セルA1〜E1のテキストの色を白に変更します。
- ワークシートのセルA2〜E2を強調表示します。
- リボンの[ 塗りつぶしの色]をクリックして、 塗りつぶしの色のドロップダウンリストを開きます。
- リストから青、アクセント1、ライター80を選択して、セルA2〜E2の背景色を薄い青色に変更します。
- ワークシートのセルA4〜E14を強調表示します。
- セルA14〜E14のテキストを中央揃えにするには、リボンの中央揃えオプションをクリックします。
- この時点で、このチュートリアルのすべての手順を正しく実行していれば、スプレッドシートはこのチュートリアルのステップ1に描かれているスプレッドシートに似ているはずです。
データベース関数
構文 ：Dfunction（Database_arr、Field_str | num、Criteria_arr）
ここで、D 関数は次のいずれかです。
- DAVERAGE
- 払い戻し額
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
タイプ ：データベース
データベース機能は、Googleシートを使用してデータベースなどの構造化データを管理する場合に特に便利です。 各データベース関数Dfunctionは、データベーステーブルと見なされるセル範囲のサブセット上の対応する関数を計算します。 データベース関数は3つの引数をとります：
- Database_arrは、行1の後の各行がデータベースレコードであり、各列がデータベースフィールドであるように構造化された配列式によって生成された範囲、埋め込み配列または配列です。 行1には、各フィールドのラベルが含まれています。
- Field_str | numは、平均化する値を含む列（フィールド）を示します。 これは、フィールド名（テキスト文字列）または列番号のいずれかで表すことができ、一番左側の列は1と表されます。
- Criteria_arrは、条件式が適用されるフィールド名が最初の行に含まれ、後続の行に条件付きテストが含まれるように構成された配列式によって生成された範囲、埋め込み配列または配列です。 。
Criteriaの最初の行はフィールド名を指定します。 Criteriaの他の行は、フィルタを表します。これは、対応するフィールドの制限のセットです。 制限は、Query-by-Exampleの表記法を使用して記述され、照合する値または比較演算子に続いて比較値を含めることができます。 制限の例は、「チョコレート」、「42」、「> = 42」、「<> 42」です。 空のセルとは、対応するフィールドに制限がないことを意味します。
すべてのフィルタ制限（フィルタ行の制限）が満たされている場合、フィルタはデータベース行と一致します。 データベース行（レコード）は、少なくとも1つのフィルタがそれに一致する場合にのみCriteriaを満たします。 フィールド名は、同時に適用される複数の制限（たとえば、temperature> = 65およびtemperature <= 82）を許可するために、Criteria範囲に複数回表示されます。
DGETは値を集約しない唯一のデータベース関数です。 DGETは、正確に1つのレコードがCriteriaと一致した場合にのみ、（VLOOKUPと同様に）2番目の引数で指定されたフィールドの値を返します。 そうでなければ、一致または複数の一致がないことを示すエラーを返します。