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Excelでのデータ入力用のフォームの使用
Excelの組み込みデータ入力フォームを使用すると、Excel データベースに データを簡単かつ迅速に入力でき ます 。
フォームを使用すると、次のことができます。
- 新しいデータベーステーブルを開始するか、既存のレコードに新しいレコードを追加する
- 一度に1つずつデータレコードをスクロールする
- 特定の情報を含むレコードを検索する
- 必要に応じて個々のレコードを編集または削除する
関連するチュートリアル： Excel 2010/2007データ入力フォームを参照してください。
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データベースのフィールド名の追加
前述のように、Excelでデータ入力フォームを使用するために必要なのは、データベースで使用される列見出しまたはフィールド名を指定することだけです。
フォームにフィールド名を追加する最も簡単な方法は、 ワークシートの セルにフィールド名を入力することです 。 フォームには最大32のフィールド名を含めることができます。
セルA1〜E1に次の見出しを入力します。
学生証
苗字
初期
年齢
プログラム
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データ入力フォームを開く
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
- セルA2をクリックしてアクティブセルにします。
- メニューの[ データ] - [フォーム]をクリックします。
- フォームを開くと、フォームに見出しを追加するためのさまざまなオプションを含むメッセージボックスが最初に表示されます。
- 見出しとして使用したいフィールド名を既に入力しているので、メッセージボックスで[OK]をクリックします。
- すべてのフィールド名を含むフォームが画面に表示されます。
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フォームでのデータレコードの追加
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
データ見出しがフォームに追加されると、レコードをデータベースに追加するだけで、正しい順序でデータをフォームフィールドに入力するだけです。
レコードの例
正しい見出しの横にあるフォームフィールドにデータを入力して、データベースに次のレコードを追加します。 2番目のレコードのフィールドをクリアするには、最初のレコードを入力した後に[ 新規 ]ボタンをクリックします。
StudentID ：SA267-567
姓 ：ジョーンズ
頭文字 ：B.
年齢 ：21
プログラム ：言語
StudentID ：SA267-211
姓 ：ウィリアムズ
イニシャル ：J.
年齢 ：19歳
プログラム ：科学
ヒント：生徒ID番号（ダッシュの後の数字だけが異なる）など、非常に似ているデータを入力する場合は、コピー＆ペーストを使用してデータ入力を高速化して簡素化します。
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フォームでデータレコードを追加する（Con't）
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
残りのレコードをチュートリアルデータベースに追加するには、フォームを使用して、上記の画像にある残りのデータをセルA4〜E11に入力します。
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フォームのデータツールの使用
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
データベースの大きな問題は、ファイルのサイズが大きくなるにつれてデータの整合性を維持することです。 これには、
- データエラーの修正または個々のレコードの更新
- 古いレコードまたは重複レコードの削除
データ入力フォームには、右側のいくつかのツールが含まれており、データベースのレコードを簡単に見つけて修正または削除することができます。
これらのツールは次のとおりです。
- [ 前の 検索]ボタンと[ 次の検索]ボタンを使用すると、一度に1レコードずつデータベースを前後にスクロールできます。
- [ 削除]ボタン - データベースからレコードを削除するために使用します。
- [ 復元]ボタン - このボタンを使用して、編集中のレコードの変更を取り消すことができます。 場合によっては、レコードを誤って変更したり、間違ったレコードを編集したりすることもあります。 その場合は、リストアボタンを使用して変更を元に戻すことができます。
- 注：リストアボタンは、フォームにレコードが存在する場合にのみ機能します。 別のレコードにアクセスしたり、フォームを閉じたりすると、復元ボタンは無効になります。
- [条件]ボタンを使用すると、名前、年齢、プログラムなどの特定の基準に基づいてレコードをデータベースで検索できます。 Criteriaボタンを使用する例はチュートリアルの次のステップに含まれています。
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1つのフィールド名を使用してレコードを検索する
[条件]ボタンを使用すると、データベースに名前、年齢、プログラムなどの1つ以上のフィールド名を使用してレコードを検索できます。
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
- フォームの[条件]ボタンをクリックします。
- [条件]ボタンをクリックすると、フォームフィールドはすべて消去されますが、データベースからデータは削除されません。
- 「 プログラム」フィールドをクリックし、「 Arts 」と入力して、大学のArtsプログラムに登録したすべての学生を検索します。
- [ 次を検索 ]ボタンをクリックします。 H. Thompsonの記録は、彼女が芸術プログラムに登録されているときにそのフォームに表示されます。
- 「次を検索」ボタンを2回目と3回目にクリックすると、 J.グラハムとW.ヘンダーソンのレコードが芸術プログラムにも登録されているように交互に表示されます。
チュートリアルの次のステップには、複数の基準に一致するレコードを検索する例が含まれています。
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複数のフィールド名を使用してレコードを検索する
[条件]ボタンを使用すると、データベースに名前、年齢、プログラムなどの1つ以上のフィールド名を使用してレコードを検索できます。
注：この例のヘルプは、上記のイメージを参照してください。
この例では、18歳で大学のArtsプログラムに登録したすべての生徒を検索します。 両方の基準に一致するレコードのみがフォームに表示されます。
- フォームの[条件]ボタンをクリックします。
- 年齢フィールドをクリックし、 18と入力します。
- 「 プログラム」フィールドをクリックし、「 Arts」と入力します。
- [ 次を検索 ]ボタンをクリックします。 H. Thompsonの記録は、彼女が18歳であり、Artsプログラムに登録しているので、このフォームに表示されるはずです。
- 「次を検索」ボタンをもう一度クリックすると、 グラハム氏の記録も表示されるはずです。彼も18歳であり、芸術プログラムに登録しています。
- 3回目に「次を検索」ボタンをクリックすると、両方の基準に一致する他のレコードがないため、 J. Grahamのレコードが表示されます。
W. Hendersonの記録は、この例では表示しないでください。なぜなら、彼はArtsプログラムに登録されていますが、彼は18歳ではないため、検索基準の両方に一致しません。