データを入力するためのステップバイステップの手順
Excelの組み込みデータ入力フォームを使用すると、Excel データベースに データを簡単かつ迅速に入力でき ます 。
フォームを使用すると、次のことができます。
- 新しいデータベーステーブルを開始するか、既存のレコードに新しいレコードを追加する
- 一度に1つずつデータレコードをスクロールする
- 特定の情報を含むレコードを検索する
- 必要に応じて個々のレコードを編集または削除する
クイックアクセスツールバーへのデータ入力フォームアイコンの追加について
データ入力フォームはExcelのビルトインデータツールの1つです。 それを使用するには、データベースで使用する列見出しを入力し、フォームアイコンをクリックするだけです。Excelが残りの処理を行います。
しかし、Excel 2007以降、Microsoftはリボンにフォームアイコンを含めないことを選択しました。
データ入力フォームを使用するための第一歩は、クイックアクセスツールバーにフォームアイコンを追加して使用できるようにすることです。
これは1回限りの操作です。 追加されると、フォームアイコンはクイックアクセスツールバーに表示されたままになります。
データ入力フォームボタンの検索
クイックアクセスツールバーは、頻繁に使用される機能へのショートカットをExcelに保存するために使用します。 また、リボンで利用できないExcel機能にショートカットを追加することもできます。
これらの機能の1つは、データ入力フォームです。
データ形式は、Excelデータベーステーブルにデータを追加するためのすばやく簡単な方法です。
しかし何らかの理由でMicrosoftはExcel 2007以降のリボンのタブのいずれかにフォームを追加しないことを選択しました。
以下は、クイックアクセスツールバーにフォームアイコンを追加する方法を示す手順です。
クイックアクセスツールバーにデータフォームを追加する
- クイックアクセスツールバーの最後にある下矢印をクリックして 、ドロップダウンメニューを開きます。
- 一覧から[ その他のコマンド]を選択して、 [クイックアクセスツールバーのカスタマイズ]ダイアログボックスを開きます 。
- [行からコマンドを選択 ]ドロップダウンメニューを開くには、下矢印をクリックします。
- 一覧から[すべてのコマンド]を選択すると、Excel 2007で使用可能なすべてのコマンドが左側のペインに表示されます。
- このアルファベット順のリストをスクロールして、 Formコマンドを見つけます。
- コマンドペインの間にある[ 追加 ]ボタンをクリックして、フォームコマンドをクイックアクセスツールバーに追加します。
- [ OK]をクリックします。
フォームボタンがクイックアクセスツールバーに追加されるようになりました。
データベースのフィールド名の追加
前述のように、Excelでデータ入力フォームを使用するために必要なのは、データベースで使用される列見出しまたはフィールド名を指定することだけです。
フォームにフィールド名を追加する最も簡単な方法は、ワークシートのセルにフィールド名を入力することです。 フォームには最大32のフィールド名を含めることができます。
セルA1〜E1に次の見出しを入力します。
学生証
苗字
初期
年齢
プログラム
データ入力フォームを開く
データ入力フォームを開く
- セルA2をクリックしてアクティブセルにします。
- 2ページのクイックアクセスツールバーに追加されたフォームアイコンをクリックします 。
- フォームアイコンをクリックすると、Excelからフォームに見出しを追加するためのいくつかのオプションを含むメッセージボックスが表示されます。
- 見出しとして使用したいフィールド名を既に入力しているので、メッセージボックスで[OK]をクリックします。
- すべてのフィールド名を含むフォームが画面に表示されます。
フォームでのデータレコードの追加
フォームでのデータレコードの追加
データ見出しがフォームに追加されると、レコードをデータベースに追加するだけで、正しい順序でデータをフォームフィールドに入力するだけです。
レコードの例
正しい見出しの横にあるフォームフィールドにデータを入力して、データベースに次のレコードを追加します。 2番目のレコードのフィールドをクリアするには、最初のレコードを入力した後に[ 新規 ]ボタンをクリックします。
StudentID ：SA267-567
姓 ：ジョーンズ
頭文字 ：B.
年齢 ：21
プログラム ：言語
StudentID ：SA267-211
姓 ：ウィリアムズ
イニシャル ：J.
年齢 ：19歳
プログラム ：科学
ヒント：生徒のID番号（ダッシュの後の数字だけが異なる）のようなデータを入力するときは、コピー＆ペーストを使用してデータ入力を高速化して簡素化します。
残りのレコードをチュートリアルデータベースに追加するには、フォームを使用して、上記の画像にある残りのデータをセルA4〜E11に入力します。
フォームによるデータレコードの追加（con't）
残りのレコードをチュートリアルデータベースに追加するには、このフォームを使用して、ここで画像にある残りのデータをセルA4〜E11に入力します。
フォームのデータツールの使用
データベースの大きな問題は、ファイルのサイズが大きくなるにつれてデータの整合性を維持することです。 これには、
- データエラーを修正するか、個々のレコードを更新する。
- 不要なレコードや重複したレコードを削除します。
データ入力フォームには、右側のいくつかのツールが含まれており、データベースのレコードを簡単に見つけて修正または削除することができます。
これらのツールは次のとおりです。
- [ 前の 検索]ボタンと[ 次の検索]ボタンを使用すると、一度に1レコードずつデータベースを前後にスクロールできます。
- [ 削除]ボタン - データベースからレコードを削除するために使用します。
- [ 復元]ボタン - このボタンを使用して、編集中のレコードの変更を取り消すことができます。 場合によっては、レコードを誤って変更したり、間違ったレコードを編集したりすることもあります。 その場合は、リストアボタンを使用して変更を元に戻すことができます。
- 注： [復元]ボタンは、フォームにレコードが存在する場合にのみ機能します。 別のレコードにアクセスしたり、フォームを閉じたりすると、復元ボタンは無効になります。
- [条件]ボタンを使用すると、名前、年齢、プログラムなどの特定の基準に基づいてレコードをデータベースで検索できます。 Criteriaボタンを使用する例はチュートリアルの次のステップに含まれています。
1つのフィールド名を使用してレコードを検索する
[条件]ボタンを使用すると、名前、年齢、プログラムなど、1つ以上のフィールド名を使用してレコードをデータベースで検索できます。
1つのフィールド名を使用してレコードを検索する
- フォームの[条件]ボタンをクリックします。
- [条件]ボタンをクリックすると、フォームフィールドはすべて消去されますが、データベースからデータは削除されません。
- 「 プログラム」フィールドをクリックし、「Arts」と入力して、大学のArtsプログラムに登録したすべての学生を検索します。
- [ 次を検索 ]ボタンをクリックします。 H. Thompsonの記録は、彼女が芸術プログラムに登録されているときにそのフォームに表示されます。
- 「次を検索」ボタンを2回目と3回目にクリックすると、J. GrahamとW. Hendersonのレコードが、芸術プログラムにも登録されているため、次々に表示されます。
このチュートリアルの次のステップには、複数の基準に一致するレコードを検索する例が含まれています。
複数のフィールド名を使用してレコードを検索する
この例では、18歳で大学のArtsプログラムに在籍しているすべての生徒を検索します。 両方の基準に一致するレコードのみがフォームに表示されます。
- フォームの[条件]ボタンをクリックします。
- 年齢フィールドをクリックし、18と入力します。
- 「 プログラム」フィールドをクリックし、「Arts」と入力します。
- [ 次を検索 ]ボタンをクリックします。 H. Thompsonの記録は、彼女が18歳であり、Artsプログラムに登録しているので、このフォームに表示されるはずです。
- 「次を検索」ボタンをもう一度クリックすると、グラハム氏の記録も表示されるはずです。彼も18歳であり、芸術プログラムに登録しています。
- 3回目に[ 次を検索 ]ボタンをクリックすると、両方の基準に一致するレコードがないため、J. Grahamのレコードが表示されます。
W. Hendersonの記録は、この例では表示しないでください。なぜなら、彼はArtsプログラムに登録されていますが、彼は18歳ではないため、検索基準の両方に一致しません。