Outlookで古いメールをアーカイブし、PSTファイルを小さく保つ

Outlookに保存されているメールの量が増えるにつれて、通常、Outlookがあなたがしたいことをするのにかかる時間がかかります。 PSTファイルのサイズ制限が織り込まれます。 （ PSTまたは「個人用フォルダ」ファイルは、もちろん、Outlookがカレンダー 、連絡先、電子メールなどのすべてのデータを保持する場所です）。

小さなPSTファイルは高速なPSTファイルです

どちらの方法でも、メインのPSTファイルのサイズを小さくして管理しやすい状態に保つことができます。 Outlookに、 AutoArchiveを使用してOutlookの一部を実行させることができます。 あるいは、メッセージをより多くのPSTファイルに分割することもできます。これは無痛で迅速です。

Outlookで古いメールをアーカイブし、PSTファイルを小さく保つ

毎日使用するPSTファイルとは別のOutlookに古いメッセージのアーカイブを作成するには：

1. • Outlook 2007では：
     1. ファイル| Outlookのメニューから[データファイルの管理 ]を選択します。
   • Outlook 2016：
     1. [ ファイル]をクリックします 。
     2. 情報カテゴリに移動します。
     3. [ アカウント設定]をクリックします。
     4. 表示されたメニューから[ アカウント設定...]を選択します。
     5. [ データファイル ]タブに移動します。
2. [ 追加]をクリックします。
   • Outlook 2016：
     1. ファイル名：の下にアーカイブの名前を入力します 。
     2. [ファイルの種類]で目的の形式を選択します。 通常、 Outlookデータファイルを選択します 。
   • Outlook 2007では：
     1. 目的のフォーマットを選択します。 Outlook 2002以前で直接データにアクセスする必要がある場合を除き、 Office Outlook個人用フォルダファイル（.pst）を強調表示することは安全です。
     2. [ OK]をクリックします。
     3. 目的のファイル名を入力します。
        • 毎年のアーカイブがうまく機能し、年後にPSTファイルの名前を付けるのが理にかなっています。 もちろん、毎月のアーカイブを選択することもできます。大量のメールを扱う場合や、別のスキームを使用する場合などです。 結果として得られるPSTファイルのサイズが約1〜2 GB程度であることを確認してください。 ファイルが大きくなると効率が低下する傾向があります。
     4. [ OK]をクリックします。
     5. 名前の下にアーカイブPSTファイルの希望の名前を入力します。
        • 繰り返しますが、内容の後にあなたのアーカイブを名前を付けるのが理にかなっています（私の場合、1年分のメール）。

1. 必要に応じて、パスワードでアクセスを保護します 。
2. [ OK]をクリックします。
3. [ 閉じる ]をクリックします 。

メールをアーカイブに移動する

新しく作成されたアーカイブPSTを作成するには：

• フォルダ全体を、 メールフォルダの下に新たに表示されるルートフォルダにドラッグアンドドロップします。
  • 昨年のすべてのメールを含む「アーカイブ」フォルダが既にある場合は、これが便利です。 アーカイブPSTにドロップするだけです。
• あるいは、個々のアイテムをアーカイブするには：
  1. 右クリックして、 Mail Poldの下のアーカイブPSTの名前を付けたルートフォルダをクリックします。
  2. メニューから[ 新しいフォルダ ]を選択します。
  3. 目的のフォルダ名を入力します。
  4. 電子メールをアーカイブする場合は 、[ フォルダを含む]の下に[ メールと投稿アイテム]が選択されていることを確認します。 他のアイテムをアーカイブするには、適切なカテゴリを選択します。
  5. [ OK]をクリックします。
  6. 個人またはグループのメールを新しく作成したフォルダにドラッグアンドドロップします。
• 特定の日付より前のすべてのメールをフォルダ（または入れ子フォルダ）に移動するには：
  1. • Outlook 2016：
       1. [ ファイル]をクリックします 。
       2. 情報カテゴリに移動します。
       3. クリーンアップツールをクリックします 。
       4. 表示されたメニューから[ アーカイブ... ]を選択します。
     • Outlook 2007では：
       1. ファイル| アーカイブ... Outlookのメニューから。
  2. [このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブする]が選択されていることを確認します 。
  3. 目的のフォルダを強調表示します。
  4. __より古いアイテムをアーカイブするには、前にメールを送信する日付（今年の1月1日）を指定します。
  5. Browse ...ボタンを使用して、上記で作成したアーカイブPSTファイルを選択します。
  6. [ OK]をクリックします。

• 必要に応じて、 ライブPSTファイルを圧縮して、新たに空き領域をすぐに要求します 。

アーカイブPSTファイルを閉じる

すべてのアイテムをアーカイブしたら、OutlookでPSTファイルを閉じることができます。

1. あなたのアーカイブPSTのルートフォルダをマウスの右ボタンでMail Foldersの下でクリックしてください。
2. メニューから[ 閉じる]を選択します。

閉鎖されたアーカイブPSTファイルからメールにアクセスする

閉じたアーカイブPSTファイルからメッセージを取得するには：

1. • Outlook 2016：
     1. [ ファイル]をクリックします 。
     2. 「オープン＆エクスポート」を選択します。
     3. [ Outlookデータファイルを開く]をクリックします 。
   • Outlook 2007では：
     1. ファイル| オープン| Outlookのデータファイル... Outlookのメニューから。
2. 目的のアーカイブPSTファイルを強調表示します。
3. [ 開く]をクリックします。

PSTファイルとそのフォルダがMail Foldersの下に表示され、操作の準備が整います。