差し込み印刷は、似ているが一意で可変のデータ要素を含む一連の文書の作成を簡素化するツールです。 これは、これらのデータ要素を含むデータベースをドキュメントにリンクすることによって実現されます。ドキュメントには、その一意のデータが移入されるマージフィールドが含まれています。
差し込み印刷は、名前や住所などの標準化されたデータをドキュメントに入力するプロセスを自動化することによって、時間と労力を節約します。 たとえば、Outlookの連絡先グループにフォームレターをリンクすることができます。 この手紙には、連絡先の住所ごとにマージフィールドがあり、手紙の挨拶の一部として対応する連絡先の名前が1つあります。
差し込み印刷の使用
多くの人にとって、差し込みは迷惑メールの考えを思い起こさせます。 マーケティング担当者は大量のメールを迅速かつ簡単に生成するために差し込み印刷を使用することは間違いありませんが、他の多くの用途があなたを驚かせ、ドキュメントの作成方法を変更する可能性があります。
差し込み印刷を使用すると、任意の種類の印刷文書を作成できます。また、電子的に配布された文書やFAXも作成できます。 差し込み印刷を使用して作成できるドキュメントの種類は事実上無限です。 ここではいくつかの例を示します。
- カタログ
- 棚卸資産
- 請求書
- ラベル
- 封筒
- そして、もちろん、手紙
スマートに使用すると、差し込み印刷は生産性を大幅に向上させることができます。 また、作成する文書の有効性を高めることもできます。 たとえば、受信者の名前や受信者ごとに固有の要素を含む文字をカスタマイズすることによって、あなたが望む結果の舞台を設定する洗練された個人的なイメージを提示します。
差し込みの解剖学
差し込み印刷は、ドキュメントとデータソース （データベースとも呼ばれます）の2つの主要部分で構成されています。Microsoft Wordは、ExcelやOutlookなどの他のOfficeアプリケーションをデータソースとして使用することで作業を簡素化します。 完全なOfficeスイートをお持ちの場合は、そのアプリケーションの1つをデータソースとして使用するのが簡単で便利であり、強くお勧めします。 たとえば、Outlook連絡先に既に入力した連絡先を使用すると、その情報を別のデータソースに再入力する手間が省けます。 既存のExcelスプレッドシートを使用すると、Wordで作成されるデータソースよりもさらに柔軟にデータを使用できます。
ただし、Wordプログラムのみを使用している場合でも、差し込み印刷機能を使用できます。 Wordには、差し込み印刷で使用する完全にカスタマイズ可能なデータソースを作成する機能があります。
差し込み印刷の設定
差し込み印刷は複雑で複雑に見えるかもしれませんが、大規模なデータベースに依存するデータ重い文書は確かに可能です。 ただし、Wordは、ドキュメントをデータベースにリンクするプロセスを案内するウィザードを提供することで、一般的な使用のための差し込み印刷の設定を簡素化します。 一般に、エラーを見つけて訂正するなど、簡単に10個以下の手順でプロセスを完了できます。 ドキュメントを手作業で準備するよりも時間がかからず、手間がかかりません。