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差し込み印刷文書の開始
[メーリングリズ]の [ 差し込み印刷の開始]をクリックし、作成するドキュメントの種類を選択します。
たとえば、文字、封筒、またはラベルを選択できます。 または、 ステップバイステップの差し込み印刷ウィザードを選択して、ドキュメントを作成するためのヘルプを表示します。
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差し込み印刷レターの受信者の選択
メーリングリボンの[受信者を選択]をクリックして、メーリングに受信者を追加します。
受信者の新しいデータベースを作成することができます。 既存のリストまたはOutlookの連絡先を使用することもできます。
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差し込み印刷データベースに受信者を追加する
[新しいアドレス一覧]ボックスで、連絡先の入力を開始します。
Tabキーを使用してフィールド間を移動できます。 フィールドの各セットはエントリと呼ばれます。 追加の受信者を追加するには、New Entryボタンをクリックします。 エントリを削除するには、そのエントリを選択して[エントリの削除]をクリックします。 [はい]をクリックして削除を確認します。
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差し込み印刷フィールドの追加と削除
削除またはフィールドの種類を差し込み印刷文書に追加することがあります。
あなたはそれを簡単に行うことができます。 「列のカスタマイズ」ボタンをクリックするだけです。 [列のカスタマイズ]ダイアログボックスが開きます。 次に、追加、削除、または名前の変更をクリックして、フィールドの種類を変更します。 上へ移動ボタンと下へ移動ボタンを使用して、フィールドの順序を並べ替えることもできます。 完了したら、[OK]をクリックします。
すべての受信者を追加したら、[新しいアドレス一覧]ダイアログボックスで[OK]をクリックします。 データソースに名前を付け、[保存]をクリックします。
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ドキュメントに差し込みフィールドを挿入する
文書にフィールドを挿入するには、 差し込みリボンの差し込みフィールドの挿入をクリックします。 挿入するフィールドを選択します。 フィールド名は、ドキュメント内にカーソルがある場所に表示されます。
フィールドを囲むテキストの編集や書式設定ができます。 フィールドに適用された書式は、完成した書類に引き継がれます。 文書にフィールドを追加し続けることができます。
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差し込み印刷レターのプレビュー
手紙を印刷する前に、それらをプレビューしてエラーをチェックする必要があります。 特に、フィールドを囲むスペースや句読点に注意してください。 また、正しい場所に正しいフィールドを挿入しているかどうかを確認したい場合もあります。
文字をプレビューするには、MailingsリボンのPreview Resultsをクリックします。 矢印を使用して文字をナビゲートします。
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差し込み印刷フィールドのエラーを修正します。
いずれかの文書のデータにエラーが発生することがあります。 マージ文書でこのデータを変更することはできません。 代わりに、データソースで修正する必要があります。
これを行うには、メーリングリボンの[ 受信者リストの編集 ]をクリックします。 表示されるボックスでは、受信者のデータを変更できます。 また、受信者を制限することもできます。 受信者の名前の横にあるチェックボックスをオフにして、マージ操作から除外します。 完了したら、[OK]をクリックします。
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差し込み印刷文書の完成
ドキュメントをレビューしたら、マージを完了してドキュメントを完成させます。 [メーリングリボン]の[ 完了と結合 ]ボタンをクリックします。
個々の文書の編集、文書の印刷、電子メールの送信を選択できます。 文書を印刷または電子メールで送信することを選択すると、範囲を入力するよう求められます。 すべて、1つ、または一連の連続した文字を印刷することができます。 Wordはそれぞれのプロセスを順を追って説明します。