Microsoftの差し込み印刷機能を使用すると、多数の受信者にわずかな変更を加えて同じ文書を送信することができます。 「マージ」という用語は、1つのドキュメント（たとえば、レター）がスプレッドシートなどのデータソースドキュメントとマージされているという事実に由来します。
Wordの差し込み印刷機能はExcelのデータとシームレスに連携します。 Wordでは独自のデータソースを作成することもできますが、このデータを使用するためのオプションは限られています。 さらに、スプレッドシートに既にデータがある場合、Wordのデータソースにすべての情報を再入力することはあまり意味がありません。
差し込み印刷のためのデータ準備
理論的には、特別な準備をせずにWordの差し込み印刷機能で任意のExcelワークシートを使用できます。 ただし、 差し込み印刷プロセスを最適化するためにワークシートを準備するには時間がかかることをお勧めします。
差し込み処理をより円滑に進めるために役立つガイドラインをいくつか以下に示します。
スプレッドシートデータを整理する
明白に述べるリスクがある場合、データは行と列にきれいに整理する必要があります。 各行は単一のレコードとみなし、各列はドキュメントに挿入するフィールドと考えてください。 （リフレッシャーが必要な場合は、 Excelデータ入力チュートリアルをチェックしてください。）
ヘッダー行を作成する
差し込み印刷に使用するシートのヘッダー行を作成します。 ヘッダー行は、下のセルのデータを識別するラベルを含む行です。 Excelはデータとラベルを区別することに時々気をつけることがあるので、ヘッダー行に固有の太字のテキスト、セルの枠線、セルシェーディングを使用してこれらを明確にしてください。 これにより、Excelが残りのデータと差別化するようになります。
後でメイン文書とデータをマージすると、ラベルがマージフィールドの名前として表示されるので、文書にどのデータを挿入するのか混乱することはありません。 さらに、列にラベルを付けることは、ユーザーのエラーを防ぐのに役立ちます。
すべてのデータを単一のシートに入れる
差し込み印刷に使用するデータは、1枚のシートになければなりません。 複数のシートにまたがっている場合は、シートを組み合わせたり、複数のメールマージを行う必要があります。 また、シートを表示せずに使用するシートを選択する必要があるため、シートの名前が明確であることを確認してください。
差し込み印刷でのデータソースの関連付け
差し込み印刷の次のステップは、準備されたExcelスプレッドシートをWord文書に関連付けることです。
- [差し込み印刷]ツールバーの[ データソースを開く ]ボタンをクリックします。
- [データソースの選択]ダイアログボックスで、Excelワークブックを見つけるまでフォルダ内を移動します。 Excelファイルが見つからない場合は、[ファイルの種類]ドロップダウンメニューで[すべてのデータソース]が選択されていることを確認してください。
- ソースExcelファイルをダブルクリックするか、それを選択して[ 開く ]をクリックします。
- [テーブルの選択]ダイアログボックスで、ドキュメントとマージするデータが含まれているExcelシートを選択します。
- 「データの最初の行に列ヘッダーが含まれています」チェックボックスがオンになっていることを確認します。
- [ OK]をクリックします。
データソースがメイン文書に関連付けられたので、テキストの入力やWord文書の編集を開始できます。 ただし、Excelでデータソースを変更することはできません。 データを変更する必要がある場合は、Excelでデータソースを開く前に、Wordでメイン文書を閉じる必要があります。
差し込みフィールドを文書に挿入するには、次の手順を実行するのが簡単です。
- 差し込み印刷ツールバーの差し込みフィールドの挿入ボタンをクリックします。 [差し込みフィールドの挿入]ダイアログボックスが表示されます。
- 挿入するフィールドの名前をリストから強調表示し、「 挿入」をクリックします。
- ボックスは開いたままになり、より多くのフィールドを挿入することができます。 複数のフィールドを連続して挿入すると、ドキュメント内のフィールド間にスペースが自動的に追加されません。 ダイアログボックスを閉じた後、これを自分で行う必要があります。 ドキュメントには、フィールド名が二重矢印で囲まれて表示されます。
- 完了したら、[ 閉じる ]をクリックします 。
アドレスブロックと挨拶の挿入 - 慎重に使用する
Microsoftは最近、アドレスブロックと挨拶行を挿入できる差し込み機能を追加しました。 ツールバーの各ボタンをクリックすると、共通のパターンに並べられた複数のフィールドを一度に挿入することができます。
挿入アドレスブロックボタンは左側のボタンです。 挿入挨拶の行は右側にあります。
さらに、いずれかのボタンをクリックすると、挿入するフィールド、配置する方法、含める句読記号などを示すダイアログボックスが表示されます。 Wordで作成したデータソースを使用している場合は、Excelワークシートを使用していると混乱する可能性があります。
この記事の第1ページのワークシートにヘッダー行を追加することを推奨するときは、覚えていますか？ Wordが類似のデータのフィールド名として使用するもの以外のフィールドに名前を付けた場合、Wordはフィールドを誤って一致させる可能性があります。
これは、 挿入アドレスブロックを使用するか、 挨拶用の行ボタンを挿入すると、ラベルが一致しないため、指定した順序とは異なる順序でデータが表示される可能性があることを意味します。 幸運なことに、Microsoftはこれを予期して、Match Fields機能を組み込みました。これにより、Wordでブロック内で使用されるフィールド名とフィールド名を一致させることができます。
一致フィールドを使用してフィールドラベルを正しくマップする
フィールドを一致させるには、次の手順を実行します。
- ツールバーのMatch Fieldsボタンをクリックします。
- [フィールドの一致]ダイアログボックスには、左側にあるWordのフィールド名の一覧が表示されます。 ボックスの右側に、ドロップダウンボックスの列が表示されます。 各ドロップダウンボックスの名前は、WordがアドレスブロックまたはGreeting行ブロックの各フィールドに使用しているフィールドです。 変更を加えるには、ドロップダウンボックスからフィールド名を選択するだけです。
- 変更が完了したら、[ OK ]をクリックします。
それぞれのツールバーボタンをクリックすると表示される[アドレスブロックの挿入]ダイアログボックスまたは[挨拶線]ダイアログボックスの下部にある[ フィールドの一致 ]ボタンをクリックして、[フィールドの一致]ダイアログボックスを表示することもできます。
差し込み印刷文書の表示
プレビューして、差し込み文書を印刷する前に、書式に関する注意：差し込みフィールドを文書に挿入すると、Wordはデータソースからのデータの書式設定を継承しません。
ソーススプレッドシートから特殊な書式を適用する
斜体や太字、下線などの特別な書式を適用する場合は、Wordで行う必要があります。 フィールドを含む文書を表示する場合は、書式を適用するフィールドの両側にある二重矢印を選択する必要があります。 ドキュメントにマージされたデータを表示している場合は、変更したいテキストをハイライト表示するだけです。
すべての変更は、個々の変更だけでなく、すべての統合文書に適用されます。
マージされたドキュメントのプレビュー
差し込み文書をプレビューするには、[差し込み印刷]ツールバーの[差し込みデータの表示]ボタンをクリックします 。 このボタンはトグルスイッチのように機能します。そのため、フィールドだけを表示し、その中に含まれているデータではなく、再び表示するには、もう一度クリックします。
差し込み印刷ツールバーのナビゲーションボタンを使用して、差し込み印刷されたドキュメントを操作できます。 左から順に、 最初のレコード 、 前の レコード 、 次のレコード 、 最後のレコードに移動します。
ドキュメントをマージする前に、それらをすべてプレビューするか、できるだけ多くをプレビューして、すべてが正しくマージされていることを確認する必要があります。 マージされたデータの句読点やスペースなどには特に注意してください。
差し込み印刷文書を完成させる
ドキュメントをマージする準備ができたら、2つの選択肢があります。
プリンタへのマージ
最初は、それらをプリンタにマージすることです。 このオプションを選択すると、ドキュメントは変更されずにプリンタに送信されます。 Merge to Printerツールバーボタンをクリックするだけで、プリンタにマージすることができます。
新しい文書にマージする
文書の一部または全部をパーソナライズする必要がある場合（ただし、パーソナライズされたメモのためにデータソースにメモフィールドを追加することをお勧めします）、印刷する前に他の変更を加えると、それらを新しい文書にマージすることができます。 新しい文書に結合すると、差し込み印刷のメイン文書とデータソースはそのまま残されますが、結合された文書を含む2番目のファイルが作成されます。
これを行うには、[ 新しいドキュメントに結合 ]ツールバーボタンをクリックします。
いずれの方法を選択する場合でも、Wordにすべてのレコード、現在のレコード、またはレコードの範囲をマージするように指示するダイアログボックスが表示されます。
目的の選択肢の横にあるオプションボタンをクリックし、[ OK ]をクリックします。
範囲をマージする場合は、[ OK ]をクリックする前にマージに含めるレコードの先頭番号と最後の番号を入力する必要があります。
ドキュメントの印刷を選択した場合は、ダイアログボックスが表示された後、[印刷]ダイアログボックスが表示されます。 他の文書と同じように操作できます。