Microsoft WordのようなワープロソフトウェアのFast Save機能は、システムが作業を保存するのを待つ時間を短縮できるので便利です。 これは、小さな文書ではあまり問題にならないかもしれませんが、特に大きな文書で作業している場合、ファイルの保存プロセスが長くなることがあります。 保存時間が短縮されるという利点がありますが、機能が動作する方法によって、ドキュメントに含まれる機密情報にユーザーが気づかなくてもアクセスできる可能性があります。
保存の高速化
ファストセーブを有効にすると、ファイルを保存する動作は、ツールバーにある保存ボタンをクリックしたとき、またはCtrl + Sホットキーを押したときにファイル全体を実際には含みません。 代わりに、元の文書に行った変更のみが追加されます。 このようにして、各保存コマンドで保存される情報量が大幅に削減されます。
これはなぜドキュメントのセキュリティにとって重要な考慮事項ですか？ 削除したと思われるコメントや情報など、文書に記載された情報はすべて、文書のコピーを持っている人なら誰でもアクセスできます。
高速保存のための他の欠点
ほとんどのユーザーはFast Saveで問題に遭遇することはほとんどありませんが、この機能が示す可能性のある他の問題に注目することは重要です。
- 高速保存ファイルは、ファイル保存プロセスがより複雑になるため、破損しやすくなります。
- 通常、 Microsoft Wordファイルタイプを開くことができる他の製造元のワードプロセッサでは、高速保存ファイルを開く際に問題が発生することがあります。
- ファーストセーブファイルのファイルサイズは大きく、より多くのスペースを占有します。
- 文書管理システムやスペルチェック、文章校正ソフトウェアなど、ワープロソフトウェアを補完または支援するために設計されたソフトウェアは、高速保存ファイルと競合する可能性があります。
高速保存を無効にする方法
この知識は法医学専門家にしかないもののように聞こえるかもしれませんが、思うように複雑ではありません。 ほとんどのテキスト編集ソフトウェアは、文書の変更の履歴を明らかにすることができます。
安全な側にいるためには、以下の簡単な手順で高速保存機能をオフにすることができます：
- トップメニューの[ツール]をクリックします。
- メニューリストから[オプション]を選択します。
- [保存]タブをクリックします。
- [保存オプション]セクションで、[高速保存を許可する]の横にあるチェックボックスをオフにします。
- [OK]をクリックします。
文書を保存するのを待つのに少し時間を費やすこともできますが、プライベートデータを誤って公開しないように、余計なセキュリティを提供することができます。