データの損失はコンピュータを使用するすべての人に影響しますが、ワープロソフトウェアを使用する人にとっては特に問題になります。
作成に多くの時間を費やした重要な文書を失うことよりも、特にコンピュータ上で直接文書を作成し、手書きのコピーの利点を持たないほとんどのユーザーがそうであるような場合には、もっとイライラすることはありません。
紛失したファイルを回復する必要があるユーザーから定期的に質問を受け取りますが、残念ながら、その時点では、手遅れであり、被害は既に行われています。 紛失したファイルを復元する唯一の確実な方法は、バックアップから復元することだけです。そのため、データ損失を防ぐシステムを持つことが非常に重要です。
データの消失を防ぐための推奨事項
1.オペレーティングシステムと同じドライブに文書を保存しないでください
ほとんどのワードプロセッサはMy Documentsフォルダにファイルを保存しますが、これは最悪です。 ウイルスやソフトウェアの障害であっても、コンピュータの問題の大半はオペレーティングシステムに影響を及ぼします。唯一の解決策は、ドライブを再フォーマットしてオペレーティングシステムを再インストールすることです。 このような場合、ドライブ上のすべてが失われます。
2番目のハードドライブをコンピュータにインストールすることは、この問題を処理するための比較的低コストの方法です。 2番目の内蔵ハードドライブは、オペレーティングシステムが破損しても影響を受けません。また、新しいハードドライブを購入する必要がある場合は、別のコンピュータにインストールすることもできます。 さらに、セットアップが簡単であることに驚くでしょう。 2台目の内蔵ドライブをインストールすることに懐疑的な人は、外付けハードドライブを購入することをお勧めします。 外付けドライブは、USBまたはFireWireポートに接続するだけで、任意のコンピュータにいつでも接続できます。
多くの外付けドライブには、ワンタッチバックアップやスケジュールバックアップの利点もあります。フォルダを指定するだけで、ソフトウェアが残りの部分を処理します。 私はMaxtorの外付け200GBハードドライブを使用しています。これは十分なスペースがあるだけでなく、使いやすい（価格を比較する）ものです。
別のハードドライブがオプションでない場合は、ファイルをフロッピーディスクに明示して保存してください。ただし、コンピュータメーカーは新しいコンピュータでフロッピードライブを使用するのをやめているので、将来フロッピーからデータを取得する際に問題が発生する可能性があります。
2.ファイルの保存場所に関係なく、定期的にファイルをバックアップします。
オペレーティングシステム以外の場所にファイルを保存するだけでは不十分です。 あなたのファイルの定期的なバックアップを作成し、それに直面して、バックアップが失敗しても、CDが傷つき、ハードディスクが壊れてしまい、フロッピーが消えてしまいます。
それは、ファイルの2番目のバックアップを取得することによってファイルを取得できるというあなたの可能性を高めることに意味があります。 データが本当に重要であれば、耐火金庫にバックアップを保存することを考えてもよいでしょう。
3.電子メールの添付ファイルに注意してください
ウィルスが含まれていないと確信していても、電子メールの添付ファイルによってデータが失われる可能性があります。
それについて考える：あなたのドライブにあるものと同じ名前の文書を受け取り、電子メールソフトウェアが同じ場所に添付ファイルを保存するように設定されている場合は、既にそこにあるファイルを上書きするリスクがあります。 これは、ドキュメントを共同作業して電子メールで送信する場合によく発生します。
だからあなたの電子メールプログラムを設定して、添付ファイルを一意の場所に保存するようにしてください。そうしないと、ハードディスクに電子メールの添付ファイルを保存する前に2度考えてください。
4.ユーザーエラーに注意してください
私たちはそれを認めたくありませんが、私たちはしばしば私たち自身の問題を設計します。 バージョン管理機能や追跡された変更など、 ワープロに含まれる安全対策を活用してください。 ユーザーがデータを失う一般的な方法は、ドキュメントを編集して誤って部分を削除するときです。ドキュメントを保存した後、変更や保存された部分は、変更を保存する機能を有効にしない限り失われます。
高度な機能を使いたくない場合は、ファイルを別の名前で保存する作業を開始する前にF12キーを使用します。
それは他の方法のいくつかと同じように組織化されていませんが、それにもかかわらず便利なトリックです。
5.文書のハードコピーを保持する
あなたが書類をもう一度タイプして書式を設定するのを妨げるわけではありませんが、ハードコピーを持っていれば、ファイルの内容を確実に保つことができます。