グループと配布リストの代替
Outlookの配布リストは、人々のグループに迅速に送信するのに便利です。 彼らはまた、検索することは不可能であり、管理が難しく、起動するのに少し厄介です。 分類された連絡先は、Outlookの差し込み印刷を使用して柔軟な電子メール配布リストを作成します。
Outlookでは、連絡先に任意の数のカテゴリを割り当てることができます。 カテゴリごとにアドレス帳を並べ替えることができます。次に、新しいエレガントで多目的で安定した配布リストを作成しましょう。
Outlookの配布リストとして連絡先カテゴリを使用する
次の手順で、Outlookでカテゴリ別の配布リストまたはメーリングリストを作成できます。
- Outlookで連絡先を開きます。
- たとえばCtrl-3を押します。
- 新しい配布リストに追加するすべての連絡先が強調表示されていることを確認します。
- まだあなたのOutlookの連絡先にない人を追加するには 、最初にCtrl-Nを使用して作成します。
- 複数のエントリを強調表示するには、 Shift + Ctrlキーを押したままマウスを使用し、 Shiftキーを押したまま範囲を選択します 。
- ホームリボンが選択され、展開されていることを確認します。
- [ タグ]セクションの[ 分類]をクリックします。
- ドロップダウンメニューから[ すべてのカテゴリ]を選択します。
- [ カラーカテゴリ]ウィンドウで[ 新規...]をクリックします。
- 名前の下に、配布リストの希望する名前（例： "Friends and Family（List）"）を入力します 。
- Color：または、もちろん、あなたの望む色の下でNoneを選択してください。
- [ OK]をクリックします。
- [ 色の分類]ウィンドウで新しいカテゴリが選択されていることを確認したら、もう一度[ OK ]をクリックします。
- Outlookの連絡先に移動します。
- リストに追加するすべての連絡先をハイライト表示します。
- ホームリボンが展開されていることを確認します。
- リボンの[ タグ]セクションで[ 分類]をクリックします。
- リストのカテゴリが選択されていることを確認します。
- カテゴリがメニューに表示されない場合：
- メニューから[ すべてのカテゴリ... ]を選択します。
- リストのカテゴリが[ 名前]列にチェックされていることを確認します。
- [ OK]をクリックします。
- カテゴリがメニューに表示されない場合：
あなたのカテゴリー配布リストにメッセージを送る
カテゴリ実行配布リストのすべてのメンバーに新しいメッセージまたは会議出席依頼を作成するには、次の手順を実行します。
- Outlookの連絡先に移動します。
- 連絡先の検索をクリックします。
- Ctrl + Eを押すこともできます。
- 検索リボンが展開されていることを確認します。
- 検索リボンの[ Refine]セクションで[ Categorized]をクリックします。
- 表示されたメニューから目的のカテゴリを選択します。
- ホームリボンを開きます。
- [ 操作]セクションの[ 差し込み印刷]をクリックします。
- 現在のビューのすべての連絡先が連絡先で選択されていることを確認します。
- 一般的に、
- 文書タイプ：でフォームレターが選択されている
- Merge to： Merge optionsセクションの電子メール 。
- [ メッセージの件名]にメールの件名を入力します。
- [ OK]をクリックします。
- Wordで電子メールのテキストを作成します。
- メーリングリボンの[ フィールドの書き込みと挿入]セクションにあるツールを使用して、受信者ごとにグリーティングを調整し、他のアドレス帳フィールドを挿入または使用することができます。
- [プレビュー結果]を使用すると、各受信者の電子メールテキストでフィールドとルールが生成する内容をテストできます。
- メーリングリボンの[ 完了]セクションで[ 完了とマージ]をクリックします。
- 表示されたメニューから[ 電子メールメッセージを送信... ]を選択します。
- 適切な電子メールアドレス帳フィールド（通常は電子メール ）が[ メッセージオプション]で[ 宛先]の下で選択されていることを確認します 。
- メール形式：の下にプレーンテキストまたはHTML （フォーマットを含む）を選択します 。
- 通常、この選択にはAttachmentを避ける方が良いです。 Wordの添付ファイルとしてメッセージのテキストを配信します。受信者は、通常、直接読むことはできませんが、別々に開く必要があります。
- すべての レコードがレコードの下に選択されていることを確認します 。
- [ OK]をクリックします。
- メッセージが表示された場合：
- [ プログラムがOutlookに格納されている電子メールアドレス情報にアクセスしようとしています ]の [ 許可]をクリックします。
Wordで文書を閉じて破棄または保存することができます。
Outlook 2007の連絡先カテゴリを配布リストとして使用する
Outlook 2007でカテゴリを含む配布リストまたはメーリングリストを作成するには：
- Outlookの連絡先に移動します。
- 新しい配布リストに追加するすべての連絡先を強調表示します。
- Outlookの連絡先にまだ追加していないユーザーを追加するには、まずCtrl-Nを使用して作成します。
- [ 分類 ]ツールバーボタンをクリックします。
- メニューから[ Actions]> [Categorize ]を選択することもできます。
- ドロップダウンメニューから[ すべてのカテゴリ]を選択します。
- 新規作成をクリックします...
- 配布リストの希望する名前を入力します（例： "Friends and Family（List）"）。
- [ カラー： ]ドロップダウンメニューから[ なし]を選択します。
- [ OK]をクリックします。
- 新しいカテゴリが選択されていることを確認したら、もう一度[ OK]をクリックします。
後で新しいメンバーを追加するには、該当するカテゴリを個別に割り当てます。
Outlook 2007のカテゴリ配布リストにメッセージを送信する
カテゴリ実行配布リストのすべてのメンバーに新しいメッセージまたは会議出席依頼を作成するには、次の手順を実行します。
- Outlookの連絡先に移動します。
- メニューから[ 表示]> [現在の表示]> [カテゴリ別]を選択します。
- 目的のリストカテゴリの見出しをクリックします。
- メニューから[ アクション]> [作成]> [ 連絡先への新規メッセージ]または[作成]> [連絡先への新規会議依頼 ]を選択します。
- グループ内のすべての項目にアクションが適用されることをOutlookが通知する場合は、[ OK]をクリックします。
- To ...フィールドをクリックします。
- OutlookはすべてのアドレスをTo：フィールドに入れました。 リストメッセージの場合は、Bcc ：フィールドにすべてのアドレスを入力してアドレスを明らかにするのを避けるのが通常です。 必要に応じて、 To：フィールドにアドレスを残すか、 Cc：フィールドに移動することができます。
- 複数の電子メールアドレスを持つ連絡先には、Outlookがそれぞれ挿入しています。 不要なアドレスは削除することをお勧めします。
- Ctrl + Aを押します。
- Ctrl + Xを押します。
- [Bcc ...]フィールドが表示されていることを確認します。
- [ Bcc ...]フィールドをクリックします。
- Ctrl + Vを押します。
- To ...フィールドにメールアドレスを入力します。
- メッセージまたは会議出席依頼の作成を続行します。
（Outlook 2007およびOutlook 2016でテスト済み）