Outlookでは、電子メールスレッドをクリーンアップするために完全に引用されたメッセージを削除できます。
すべての冗長性が良いわけではない
実質的にすべての電子メールプログラムは、元のメッセージ全体を自動的に返信します。 したがって、実質的にすべての電子メールの会話には、実際にすべてのメッセージが2回、3回または複数回含まれています。元の電子メールに1回、繰り返し引用されます。
それは必要ですか？ そうでないと思われる場合、Outlookはこの無駄な拡散について何かを行うことができます。メッセージの引用を防ぐことはできません。 代わりに、引用されたメッセージを削除して1つに絞り込みます。
Outlookで会話を合理化する
Outlookで会話をクリーンアップし、冗長なメッセージを削除するには：
- メインのOutlookウィンドウのリボンの[ ホーム ]タブに移動します。
- 「 削除」領域で「 クリーンアップ」をクリックします。
- メニューからどれくらいクリーンアップするかを選択します。
- 会話をクリーンアップ - 他の人に完全に引用されているメッセージを現在の会話から削除します。
- フォルダをクリーンアップ - 現在のフォルダからすべての冗長な電子メールを削除します。
- フォルダとサブフォルダのクリーンアップ - フォルダ階層内の現在のフォルダとその下にあるすべてのフォルダから完全に引用されたメッセージを削除します。
- アクションを確認するメッセージが表示されたら、[ クリーンアップ]をクリックします。
デフォルトでは、迷惑メールと見なされる電子メールは[ 削除済みアイテム ]フォルダに移動しますが、Outlookを設定して、たとえばアーカイブフォルダに移動するように設定できます。 下記参照。
キーボードショートカットでOutlookの会話をすばやく効率化
Outlookで現在の会話を効率化するには：
- Alt + Delキーを押します。
- メッセージが表示されたら、[ クリーンアップ]を選択します
Outlookで会話のクリーンアップオプションを構成する
クリーンアップ時にOutlookが冗長メッセージを移動するフォルダを選択し、その他のクリーンアップオプションを設定するには：
- Outlookで[ ファイル]をクリックします。
- オプションを選択します。
- メールカテゴリに移動します。
- [ 参照]をクリックします。 [ クリーンアップ されたアイテム]の下の[ このフォルダに移動する]：[ 会話のクリーンアップ]セクションにあります。
- 目的の電子メールフォルダを見つけてハイライトします。
- [ OK]をクリックします。
- 他のクリーンアップオプションを設定するには：
- 削除済みアイテム以外のクリーンアップ先フォルダで、 サブフォルダをクリーニングするときに 、フォルダ構造を保存したアイテムをアーカイブするために、コピー先フォルダ内のフォルダ階層を再作成するをチェックします。
- [未読メールを移動しないでください]チェックボックスをオンにします 。
- [ 分類されたメッセージを移動しないでください]チェックボックスをオンにして、ラベルが付けられた電子メールを保存して、検索フォルダにまだ表示されていることを確認します。
- チェックボックスをオンにすると、フォローアップのフラグが付けられたメールには表示されません。
- [送信者が署名した電子メールで自分の身元を確認できるように、デジタル署名付きメッセージを移動しない]にチェックを付けます 。
- チェック返信によってメッセージが変更された場合は、元のメッセージを移動しないで、メッセージごとに完全なテキストと変更されていないテキストが常にあることを確認します。 変更なしで完全に引用された電子メールは、クリーンアップ中に移動されます。
- [ OK]をクリックします。
（Outlook 2016でテストした会話のクリーンアップ）