Microsoft Wordで定型句を使用する方法

定型句は、文書の作成をスピードアップする簡単な方法です。 データライン、挨拶など、あらかじめ定義されたテキストをドキュメントに自動的に挿入することができます。

Wordの既存定型句を使用する

Wordには、事前定義された多くの定型句が含まれています。 次の手順で表示することができます：

Word 2003

1. メニューの[ 挿入 ]をクリックします。
2. メニューの定型句の上にマウスポインタを置きます。 セカンダリスライドアウトメニューが開き、[注意の行]、[閉じる]、[ヘッダー/フッター]などの定型句のリストが表示されます。
3. 定型文カテゴリのいずれかにマウスを置くと、クリックすると挿入される特定のテキストを表示する3番目のスライドアウトメニューが開きます。

Word 2007

Word 2007の場合は、最初に[Word]ウィンドウの左上にあるクイックアクセスツールバーに[定型句]ボタンを追加する必要があります。

1. Wordウィンドウの左上にあるクイックアクセスツールバーの最後にあるプルダウン矢印をクリックします。
2. [ その他のコマンド]をクリックします...
3. 「Choose commands from：」というドロップダウンリストをクリックし、リボンではないコマンドを選択します。
4. リスト内を下にスクロールし、 定型句を選択します 。
5. Add >>をクリックして、定型文を右ペインに移動します。
6. [ OK]をクリックします。

次に、クイックアクセスツールバーの定型句ボタンをクリックして、定義済みの定型句の一覧を表示します。

Word 2010およびそれ以降のバージョン

1. [ 挿入 ]タブをクリックします。
2. リボンのテキストセクションで、 クイックパーツをクリックします。
3. メニューを定型文の上に置いてください。 セカンダリメニューが開き、定義済みの定型句の一覧が表示されます。

独自の定型句の定義

Wordテンプレートに独自の定型句を追加することもできます。

Word 2003

1. トップメニューの[挿入]をクリックします。
2. 定型文の上にマウスポインタを置きます 。 セカンダリメニューの[ 定型句 ]をクリックします。 [ 定型句]タブの[自動修正]ダイアログボックスが開きます。
3. 定型句として使用するテキストを「ここに定型句を入力してください」欄に入力します。
4. [ 追加]をクリックします。
5. [ OK]をクリックします。

Word 2007

1. 定型句ギャラリーに追加するテキストを選択します。
2. クイックアクセスツールバーに追加した定型句ボタンをクリックします （上記の手順を参照）。
3. 定型句メニューの下部にある定型句ギャラリーに選択範囲を保存をクリックします 。
4. [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスの*フィールドに入力します。
5. [ OK]をクリックします。

Word 2010およびそれ以降のバージョン

定型句のエントリは、Word 2010以降のバージョンではビルディングブロックと呼ばれます。

定型句を作成するには、以下の手順を実行します。

1. 定型句ギャラリーに追加するテキストを選択します。
2. [ 挿入 ]タブをクリックします。
3. テキストグループで、 Quick Partsボタンをクリックします。
4. 定型文の上にマウスポインタを置きます。 表示されたセカンダリメニューで、メニューの下部にある[ 定型帳に選択を保存 ]をクリックします。
5. [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスのフィールドに入力します（下記参照）。
6. [ OK]をクリックします。

* [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスのフィールドは次のとおりです。

• 名前フィールドは、選択したテキストになります。
• ギャラリーを定型句に設定する必要があります。
• カテゴリはデフォルトでは一般的ですが、自分で作成することもできます。
• 説明は、エントリを識別するためにテキストを追加できる場所です。
• Save inは、エントリを保存するテンプレートです。デフォルトはNormalです。
• オプションを使用すると、定型句を独自の段落に挿入するか、ページ区切り間に挿入して独自のページを作成するかを選択できます。

ショートカットキーを定型句に追加する方法も学習できます 。