あなたがファイルを探しているときに、小さな組織が長い道を行く
作業に費やす時間よりもMicrosoft Wordファイルを探す時間が長い場合は、Wordとコンピュータが提供する組織的な機能の一部を活用するタイミングです。
すべてのWordファイルをサムネイルで保存
すべてのWordファイルをプレビュー画像またはサムネイルで保存すると、開くことなく簡単に識別できます。 Word文書をすべてプレビューまたはサムネイル画像で保存するには、次の手順に従います。
- Microsoft Wordを開きます。
- メニューバーのファイルをクリックします。
- ドロップダウンメニューの下部にある[ プロパティ]を選択します。
- [ 概要 ]タブをクリックします。
- プレビュー画像をこの文書と共に 保存するか、またはすべてのWord文書のサムネイルを保存する （Wordのバージョンに応じて）の横にチェックマークを付けます 。
- [ OK]をクリックします。
Word文書のプロパティを更新する
名前と場所が似ている大量のWord文書を扱う場合、Wordの文書プロパティ機能を利用したいと思うでしょう。 [ファイル] > [ プロパティ] > [ 概要]に戻り、コメント、キーワード、カテゴリ、タイトル、件名の情報など、ファイルを区別するのに役立つ情報を含めてください。 検索を行う時間が来たら、Wordは必要なものを正確に見つけることができます。
お使いのコンピュータにフォルダを作成して使用する
あなたのすべてのWord文書のための1つのフォルダを設定し、 "MyWordDocs"のように忘れないような名前を付けてください。 あなたに合った名前のフォルダを作成して使用します。 たとえば、毎週の会議メモを作成する場合は、そのメモ用のフォルダを作成し、その中に追加のフォルダを数か年間保存します。
あなたのコンピュータ上に散らばっている何年ものWord文書があり、その文書を開いたり、保管者であるかどうかを判断する時間がない場合は、古い文書が入っている年ごとのフォルダを作成し、 1つのフォルダ、別のフォルダ内の2011など、あなたがそれらを再訪する時間があるまで。
一貫したファイル命名システムを使用する
命名システムを確立することは、おそらく、あなたが望むファイルを見つける時間が来たときに助けることができる最も重要なことです。 ファイルに名前を付ける正しい方法はありませんが、命名システムを選んで一貫して使用することは価値があります。 提案は：
- ドキュメントの種類を含めることで、 "契約"、 "リース"、または "ニュースレター"を含むファイル名があなたが探している文字ではないことを一目で分かるようになります。
- クライアントの名前（または文書が文字の場合は受取人の姓）で名前を始める。
- ファイル名に日付を含めます。
ゆっくりしてください
あなたのコンピュータがすでにファイルに満ちている場合は、一度に組織の問題に取り組まないでください。 ジョブを管理しやすい部分に分割し、1日に15分かけて作業します。 迷いのあるWordファイルをコンピュータ上で切り上げて、作成したフォルダの1つに入れたり、新しいフォルダを作成したり、不要になった場合は削除したりします。 あなたが気にすることができない場合は、HoldUntilDateと名付けられたフォルダにそれらを入れて、それまでに十分離れた日付を選ぶと、それまでにフォルダを開いていなければ、それを削除するのが楽になるでしょう。 どのような種類のフォルダを作成しても、それらをすべて1つの大きなWordフォルダに入れて、どこを見ているかを知ることができます。