自動テキストエントリは、さまざまなWord文書に挿入できるテキストのビットですが、キーボードショートカットを使用すると、自動テキストエントリをさらに高速に挿入できます。
キーボードショートカットでは、自動テキストエントリをWord文書に挿入するだけで、エントリの名前を入力するのではなく、ボタンを押すだけで簡単に行えます。 これは、特に多くの自動テキストエントリを使用する場合は、非常に時間を節約することになります。
自動テキストエントリの作成
まず、自動テキスト入力を作成するだけです。 あらかじめインストールされ、MS Wordで設定されているデフォルトのAuto Textエントリもかなりあります。 デフォルトのAuto Textエントリには、ショートカットを適用することもできます。 自動テキスト入力の挿入方法がわからない場合は、以下の手順を参照してください。
Word 2003
- トップメニューの[挿入]をクリックします。
- 定型文の上にマウスポインタを置きます 。 セカンダリメニューの[ 定型句 ]をクリックします。 これにより、[定型句]タブの[オートコレクト]ダイアログボックスが開きます。
- [定型句の入力]フィールドに定型句として使用するテキストを入力します。[ 追加 ]をクリックします。
- [ OK]をクリックします。
Word 2007
- 定型句ギャラリーに追加するテキストを選択します。
- クイックアクセスツールバーに追加した定型句ボタンをクリックします （上記の手順を参照）。
- 定型句メニューの下部にある定型句ギャラリーに選択範囲を保存をクリックします 。
- [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスの*フィールドに入力します。
- [ OK]をクリックします。
Word 2010およびそれ以降のバージョン
定型句のエントリは、Word 2010以降のバージョンではビルディングブロックと呼ばれます。 定型句を作成するには、以下の手順を実行します。
- 定型句ギャラリーに追加するテキストを選択します。
- [ 挿入 ]タブをクリックします。
- テキストグループで、 Quick Partsボタンをクリックします。
- 定型文の上にマウスポインタを置きます。 表示されたセカンダリメニューで、メニューの下部にある[ 定型帳に選択を保存 ]をクリックします。
- [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスのフィールドに入力します（下記参照）。
- [ OK]をクリックします。
* [新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスのフィールドは次のとおりです。
- 名前フィールドは、選択したテキストになります。
- ギャラリーを定型句に設定する必要があります。
- カテゴリはデフォルトでは一般的ですが、自分で作成することもできます。
- 説明は、エントリを識別するためにテキストを追加できる場所です。
- エントリを保存するテンプレートに保存します。デフォルトはNormalです。
- オプションを使用すると、定型句を独自の段落に挿入するか、ページ区切り間に挿入して独自のページを作成するかを選択できます。
自動テキストエントリへのショートカットの適用
チュートリアルでは、自分で作成した「アドレス」自動テキストエントリへのショートカットを追加します。 新しいWord文書を開くことから始めます（既に存在するWord文書を開くこともできます）。
次に、「ファイル」に行き、「オプション」をクリックしてから「ワードオプション」をクリックします。ポップアップボックスが表示されます。 "リボンのカスタマイズ"オプションをクリックし、キーボードショートカットの横にある "カスタマイズ"ボタンを選択します。
キーボードのカスタマイズメニューが表示されます。 [カテゴリ]メニューで、[ビルディングブロック]までスクロールして選択します。 右側に、利用可能なすべてのBuilding Blocksオプションが表示されます。 スクロールしてショートカットを適用する自動テキストエントリを選択します（ここでは「アドレス」となります）。
[アドレス]をクリックし、[自動テキスト入力]リストの下にある[新しいショートカットキーを押す]ボックスに移動します。 ここで、「アドレス」に適用するキーボードショートカットを入力します。別の自動テキストエントリでキーボードショートカットがすでに使用されている場合は、「現在割り当てられている」の横にある「現在のキー」ボックスの下に表示されます（必要に応じて、この時点でキーボードショートカットを再割り当てできます）。
私たちは、 "Address" Auto Textエントリーにキーボードショートカット "Alt + Ctrl + A"を使用しました。 次に、[割り当てと終了]をクリックするだけです。 これで、Word Optionsメニューボックスに戻りますが、ここで閉じることができます。
それでおしまい！ 「Alt + Ctrl + A」をクリックすると、Wordの自動文書入力欄に「アドレス」の自動テキスト入力が表示されます。
ショートカットを割り当てる
自動テキスト入力に新しいキーボードショートカットを割り当てることを決めた場合は、現在割り当てられているオプションをクリックするだけです。結果のポップアップウィンドウでは、必要なキーを押してショートカットを割り当てます。