一度にすべての連絡先にメールを送信する
連絡先リストの全員に電子メールを送信することは、おそらく毎日行うことについて考えるものではありません。 ただし、すべての人に連絡する必要がある場合もあり、個々の電子メールアドレスを個別に入力することは、それを実行する最良の方法ではありません。
代わりに、すべての連絡先を一度に選択し、それらのアドレスをメッセージにインポートすることで、Outlookのアドレス帳全体に電子メールを送信できます。 その選択肢からいくつかのアドレスを削除するのは簡単で、手動で入力するよりもはるかに高速です。
なぜあなたはこれをやりますか？
たぶんあなたはメーリングリストを持っているかもしれません。その場合、数十人または数百人の連絡先にメールすることはできません。 このような状況では、所有しているすべてのメールアドレスを保持することが重要です。
大量の電子メールを送信することは、電子メールアドレスを変更して全員に情報を提供したい場合や、同時に全員に配信する必要がある重大なまたは時間がかかるニュースがある場合にも役立ちます。 すべての連絡先に個別にメールを送信すると、非常に時間がかかることがあります。 それを行う理由に関わらず、アドレス帳の連絡先にすべて電子メールを送信するのに約1分かかります。
すべてのあなたのOutlook連絡先に1つの電子メールを送信する方法
すべての連絡先をBccフィールドに追加するだけで簡単にアドレス帳の全員にメールを送信できます。
- 新しいメッセージを開始します。 これは、新しいバージョンのOutlookの[ ホーム ]タブにある[新しい電子メール ]ボタン、または古いバージョンの[ 新規 ]ボタンで実行できます。
- 通常、連絡先の名前とアドレスを入力するテキストボックスの左側にある[ 宛先... ]ボタンをクリックまたはタップします。
- メールで送信するすべての連絡先をハイライト表示します。 それらをすべて取得するには、一番上のものをクリックし、 Shiftキーを押したまま最後のものを選択します。 それらを選択から除外するには、 CtrlまたはCommandを押しながら特定の連絡先をクリックします。
- 連絡先ウィンドウの下部にある[ Bcc]をクリック/タップすると、そのすべてのアドレスが[BCC]フィールドに挿入されます。
- 重要： 宛先ボックスにアドレスを挿入しないでください。 このように複数の人に電子メールを送信するときは、他のすべての受信者からすべてのアドレスを隠すことで、プライバシーを考慮してください。
- [ 宛先]フィールドにメールアドレスを入力します 。 これにより、電子メールがあなたとの間でやりとりされたように見えるようになり、他のアドレスが電子メールに表示されないようになります。
- OKを押してそのウィンドウを閉じ、それらのアドレスを新しいメッセージに挿入します。 電子メールアドレスがBcc ...フィールドにあることを再度確認します。
- 電子メールの作成を完了し、[送信]を押します。
ヒント
膨大な数の人に一度に電子メールを送信するのはおそらく一般的なことではありませんが、これを複数回実行する予定がある場合は、配布リストを作成する方が早いでしょう。 こうすることで、他のすべてのアドレスを保持している連絡先グループにメールを送信できます。
大量の電子メールを送信する際のもう1つの良い習慣は、 「非公開の受信者」と呼ばれる連絡先に電子メールを送信することです。 メールがあなたのものであるように見せるよりもプロフェッショナルに見えるだけでなく、受信者が「すべてに返信しない」という考え方も強化されています。