Gmailテンプレートを使用して電子メールを効率化する

Gmailでメールテンプレートを使用してメッセージをすばやく書き込む

メールテンプレートを使用すると、入力頻度を減らしてより速く送信でき、最終的にはGmail をより効率的に使用できます 。

Gmailテンプレートには、すべてのメールにすばやく挿入して新しいメッセージを書くたびに必要な情報をすべて記入することができます。

既成の応答を有効にする

Gmailのメッセージテンプレートを実際に有効にするための最初のステップは、缶詰応答機能で行います。 ただし、デフォルトでは有効になっていません。

ここで何をすべきか：

ヒント：ステップ4に直接進むには、Gmail Labsページに直接アクセスしてください。

1. 画像のすぐ下にあるGmailのツールバーの[設定]をクリックします。
2. メニューから[ 設定]を選択します。
3. [ ラボ ]タブに移動します。
4. [ 既定の応答]で[ 有効]が選択されていることを確認します。
5. 変更を保存ボタンをクリックします 。

メッセージをテンプレートとしてGmailに保存する

Gmailでのテンプレートの作成は、自動応答機能に関連しています。 上記のセクションを参照して、テンプレート機能が有効になっていることを確認してください。

Gmailでテンプレートとして使用するためにメールを保存する方法は次のとおりです。

1. Gmailでテンプレートとして使用する新しいメッセージを作成します。 テンプレートを使用して送信されたメッセージに署名を表示するには、署名をそのまま残します。 [Subject：]フィールドと[To：]フィールドは、テンプレートとともに保存されないため、空のままにしておくことができます。
2. メッセージの下部にあるツールバーの[ 下書きの破棄 ]ボタンの横にある[ その他のオプション]の下向き三角形をクリックします。
3. その新しいメニューから、[ 保存済み]セクションから[ 缶入りの応答 ]を選択し、[ 缶詰の応答を新規作成]を選択します 。
4. テンプレートの名前を入力します。 この名前は、後でテンプレートを選択したときに参照するための名前ですが、メッセージの件名としても使用されます（ただし、テンプレートを挿入するといつでも変更できます）。
5. [ OK]をクリックしてGmailテンプレートを保存します。

新しいメッセージを作成するか、Gmailでテンプレートを使って返信する

Gmailで缶詰のメッセージや返信を送信する方法は次のとおりです。

1. 新しいメッセージを開始するか、返信してください。
2. メッセージの書式設定ツールバーの右下にある[ その他のオプション ]ボタンをクリックします （下三角形のように表示されます）。
3. そのメニューから缶詰の返信を選択します。
4. 挿入領域で目的のテンプレートを選択すると、そのテンプレートがメッセージにすぐにインポートされます。
5. To：とSubject：フィールドに必ず入力してください。
6. 必要に応じてメッセージを編集し、通常どおりに送信をクリックします。

テンプレートのテキストを挿入する前に強調表示しない限り、Gmailは既存のテキストを上書きしません。 たとえば、手動で何かを入力してテンプレート化されたメッセージを挿入して、それをカスタムテキストの後に含めることができます。

ヒント： Gmailに缶詰の返信を送信させることもできます。 詳細については、Gmailで自動返信する方法をご覧ください。

Gmailでメッセージテンプレートを編集する

ある時点でGmailテンプレートを変更する必要があるかもしれません。 方法は次のとおりです。

1. 新しいメッセージから始めましょう。 缶詰の応答のみを編集できるように、メッセージ領域全体が空であることを確認することをお勧めします。
2. メッセージのツールバーの[ その他のオプション ]ボタン（右下の小さな下矢印）をクリックします 。
3. [ 缶詰の応答]をクリックします。
4. 変更するテンプレートを挿入セクションから選択して、メッセージにインポートします。
5. テンプレートを変更します。
6. [ その他のオプション]と[ 缶入りの回答]セクションに戻ります 。
7. 前のテンプレートと同じテンプレートを選択しますが、[ 保存]の下にあるので、既存のテンプレートに保存されます。
8. [ OK]をクリックすると、[ 確定した確定済みの応答を確認する]プロンプトが表示されます。これは、保存済みの応答を上書きします。 続行してもよろしいですか？ 。