Excel 2003でデータリストを作成する方法

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Excelでのデータ管理

時々、私たちは情報を追跡する必要があります。 それは、電話番号の個人的なリスト、組織またはチームのメンバーのための連絡先リスト、またはコイン、カード、または書籍のコレクションであり得る。

どんなデータでも、Excelのようなスプレッドシートは、それを保存するのに最適な場所です。 Excelには、データを追跡し、必要なときに特定の情報を見つけるのに役立つツールが組み込まれています。 また、数百の列と数千の行を持つExcelスプレッドシートは膨大な量のデータを保持できます 。

Excelは、Microsoft Accessなどの本格的なデータベースプログラムよりも使いやすくなっています。 データはスプレッドシートに簡単に入力することができ、マウスを数回クリックするだけで、データを並べ替えて必要なものを見つけることができます。

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テーブルとリストの作成

Excelにデータを格納するための基本的なフォーマットはテーブルです。 テーブルでは、データが行に入力されます。 各行はレコードと呼ばれます。

テーブルが作成されると、Excelのデータツールを使用して、レコードを検索、並べ替え、フィルタリングして特定の情報を見つけることができます。

これらのデータツールをExcelで使用するにはいくつかの方法がありますが、最も簡単な方法はテーブルのデータからリストを作成することです。

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正しくデータを入力する

テーブルを作成する最初のステップは、データを入力することです。 そうするときは、それが正しく入力されていることを確認することが重要です。

誤ったデータ入力によるデータエラーは、データ管理に関連する多くの問題の原因です。 データが最初に正しく入力されていれば、プログラムは必要な結果を返す可能性が高くなります。

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行はレコードです

前述のように、データの行はレコードとして知られています。 記録を入力するときは、以下のガイドラインを守ってください。

• ヘッダーとデータの最初の行の間でさえ、作成されているテーブルに空の行を残さないでください。
  
• レコードには、特定の1つのアイテムに関するデータだけを含めることができます。
  
• レコードには、そのアイテムに関するリストのすべてのデータも含まれていなければなりません。 複数の行にあるアイテムに関する情報はありません。
  
• リストを作成するには、データテーブルに少なくとも2つのデータレコードが含まれている必要があります。

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列はフィールドです

表の行はレコードと呼ばれ、列はフィールドと呼ばれます 。 各列には、その列に含まれるデータを識別するための見出しが必要です。 これらの見出しはフィールド名と呼ばれます。

• フィールド名は、各レコードのデータが同じ順序で確実に入力されるようにするために使用されます。
  
• 列内のすべてのデータが同じ形式で入力されていることを確認してください。 数字を10または20などの数字で入力し始める場合は、それを維持してください。 途中で変更したり、数字を単語として入力したりしないでください（10または20など）。 一貫してください。
  
• テーブルに空白の列を入れないでください。
  
• リストを作成するには、テーブルが少なくとも2列幅である必要があります。

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リストの作成

データがテーブルに入力されると、それをリストに変換することができます。 そうするために：

1. テーブル内のいずれか1つのセルを選択します。
   
2. リストから[リストを作成 ]を選択して、[ リストの作成 ]ダイアログボックスを開きます。
   
3. ダイアログボックスには、リストに含めるセルの範囲が表示されます。 テーブルが正しく作成されていれば、Excelは通常正しい範囲を選択します。
   
4. 範囲の選択が正しい場合は、[ OK ]をクリックします。

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リストの範囲が正しくない場合

場合によっては、 リストの作成ダイアログボックスに表示される範囲が正しくない場合は、リストで使用するセルの範囲を再選択する必要があります。

そうするために：

1. ワークシートに戻るには、 リストの作成ダイアログボックスの戻りボタンをクリックします 。
   
2. リストの作成ダイアログボックスは小さなボックスに縮小され、現在のセル範囲がマーチングアリに囲まれたワークシートに表示されます。
   
3. 選択範囲をマウスでドラッグして、正しい範囲のセルを選択します。
   
4. 小さなリスト作成ダイアログボックスで戻るボタンをクリックすると、通常のサイズに戻ります。
   
5. [ OK]をクリックしてリストを終了します。

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リスト

作成されると、

• リストの周囲に暗い境界線が表示されます。
  
• クリックするとドロップダウンメニューが開き、各フィールド名の横に下向きの矢印が表示されます。
  
• ドロップダウンメニューには、任意のフィールド名でリストをソートするオプションと、特定の基準に一致するレコードをリストで検索するオプションがあります。
  
• アスタリスクを含む空白の行がリストの最後に追加されます。 この新しい行を使用して追加データをリストに追加することができます。