スプレッドシート内のデータをフィルタリングするということは、特定のデータだけが表示されるように条件を設定することを意味します。 これは、大規模なデータセットやデータテーブルの特定の情報に集中することを容易にするために行われます。 フィルタリングはデータの削除や変更を行いません。 アクティブなExcelワークシートに表示される行または列を変更するだけです。
データレコードのフィルタリング
フィルターは、ワークシート内のレコードまたはデータ行で動作します。設定された条件は、レコード内の1つ以上のフィールドと比較されます。 条件が満たされると、レコードが表示されます。 条件が満たされない場合、レコードはフィルタリングされ、残りのデータレコードでは表示されません。
データフィルタリングは、数値データまたはテキストデータであるデータのタイプに応じて、2つの異なるアプローチに従います。
数値データのフィルタリング
数値データは、以下に基づいてフィルタリングできます。
- データが一定数に等しいかどうか
- データが特定の数値より大きいか小さいか
- データは、全体としてのデータの平均値よりも上または下にある
テキストデータのフィルタリング
テキストデータは、次の項目に基づいてフィルタリングできます。
- データが特定の単語と一致するかどうか
- データが1つ以上の文字を含む単語であるかどうか
- データがアルファベットの特定の文字で始まるか終わる単語かどうか
フィルタリングされたレコードのコピー
一時的にレコードを非表示にすることに加えて、Excelにはワークシートの別の領域に目的のデータをコピーするオプションがあります。 この手順は、フィルタリングされたリストの永続的なコピーが何らかのビジネス要件を満たす場合に行われることがよくあります。
フィルタリングのベストプラクティス
フィルタリングされたデータを扱うためのベストプラクティスのガイドラインに従うことで、
- 正当な理由がない限り、フィルタがアクティブな共有スプレッドシートをシェービングしないでください。 他のユーザーは、ファイルがフィルタされていることに気付かないことがあります。
- 複数の列を同時にフィルタリングすることはできますが、これらのフィルタは排他的ではなく加算的です。 言い換えれば、連絡先リストをフィルタリングして、カリフォルニア州のすべての人を示し、60歳以上の人は、カリフォルニア州で60歳以上のすべての人にあなたを与えます。 このようなフィルタは、60歳の子供やカリフォルニア人を表示しません。
- 複雑なテキストフィルタは基本的なデータと同様に動作します。 「厄介な」データは、フィルタリングされた結果につながり、誤解を招きかねるかもしれません。 たとえば、イリノイ州に住む人々のフィルタリングでは、「IL」に住んでいる人、「Ilinois」または「Illenois」に住んでいる人はいません。
- フィルタリングされたデータをソートするときは注意が必要です。 部分的にフィルタリングされたデータをソートすると、データファイルの再構築が行われます。 フィルタ処理されたデータセットをソートする必要がある場合は、フィルタ処理されたデータを新しいワークシートにコピーしてソートします。