ほとんどの企業はMicrosoft WordやExcelで何ができるのかよく知っていますが、Microsoft Accessができることを理解することは少し難解です。 データベースを作成し、それを維持しようとする考えは、不必要なリソースの使用のように思えます。 しかし、中小企業にとっては、特に成長と組織の管理に関して、このプログラムにはいくつかの明確な利点があります。
Microsoft Accessは、中小企業がExcelやWordよりもデータやプロジェクトを追跡するための、より堅牢な方法を提供します。 アクセスには、一般的に使用されるMicrosoftアプリケーションよりも学習に時間がかかることがありますが、プロジェクト、予算、および成長を追跡するための価値が最も高くなっています。 比較や分析のために小規模ビジネスを運営するために必要なすべてのデータは、単一のプログラムで管理されているため、他のプログラムよりもレポートやグラフを簡単に実行できます。 マイクロソフトでは、ラーニングプロセスを簡素化するために多数のテンプレートを提供しています。ユーザーはテンプレートをカスタマイズすることができます。 Microsoft Accessの基本を理解することで、中小企業は日々の業務で最大の価値を見出すことができます。
すでにスプレッドシートを使用している場合は、ExcelスプレッドシートをAccessデータベースに簡単に変換できます。
顧客情報の維持
このデータベースを使用すると、企業は、住所、注文情報、請求書、支払いなど、クライアントまたは顧客ごとに必要なすべての情報を追跡できます。 データベースがすべての従業員がアクセスできるネットワークに格納されている限り、ユーザーは情報が最新のものであることを確認できます。 クライアント情報はすべての中小企業にとって重要なものであるため、データベースを保護することができます。 フォームをデータベースに追加することで、中小企業はすべての従業員が一貫してデータを入力できるようになります。
ユーザーがプログラムに慣れると、クライアントアドレスへのマッピングなど、より複雑なコンポーネントを追加できます。 これにより、従業員は新規顧客の住所を確認したり、配達ルートを計画したりすることができます。 また、企業は請求書を作成し、電子メールや通常のメールを送信し、請求書の支払い時期や方法を追跡できるようになります。 Accessでの顧客データの更新と保存は、スプレッドシートやWord文書よりも信頼性が高く、その情報の管理を合理化します。
財務データの追跡
多くの企業が財務管理のためのソフトウェアを購入していますが、中小企業にとっては不要なだけでなく、余分な作業が必要になります。 請求書を作成して追跡することに加えて、すべての事業費と取引を同じプログラムで記録することができます。 OutlookやAccessを含む完全なMicrosoft Officeスイートを持つ企業の場合、Outlookの支払いリマインダをデータベースにリンクすることができます。 リマインダーがポップアップすると、ユーザーは必要な支払いを行い、Accessにデータを入力してリマインダを閉じることができます。
ビジネスが成長するにつれ、より洗練されたソフトウェアを購入する必要があるかもしれませんし、それらのビジネスは、すべての財務データがAccessに格納されていれば有利です。 他の多くのプログラムでは、Accessからエクスポートされたデータを扱うことができ、時間が来たときに情報を簡単に移行できます。
マーケティングとセールスの管理
使用されているが、ほとんど使用されない強力な方法の1つは、マーケティングおよび販売情報を監視することです。 既存のクライアント情報が既にデータベースに保存されているため、電子メール、チラシ、クーポン、およびセールスやスペシャルオファーに興味のあるユーザーへの定期的な投稿を簡単に送信できます。 小規模企業は、マーケティングキャンペーンに続いて既存顧客のうちどれだけが対応したかを追跡できます。
新しい顧客のために、単一の場所からキャンペーン全体を作成して監視することができます。 これにより、従業員は、すでに完了していること、何が残っているのか、どのようなフォローアップが必要であるかを確認することが容易になります。
生産と在庫の追跡
クライアント追跡と同様に、在庫、リソース、および在庫のデータを追跡できることは、あらゆるビジネスにとって重要です。 アクセスにより、倉庫への出荷時のデータを入力したり、特定の製品をより多く注文する時期を知ることが容易になります。 これは、飛行機部品や医薬品原料など、製品を完成させるためにさまざまなリソースを必要とするメーカーにとって、特に重要です。
サービス業界でも在庫を保持しなければならず、その情報をすべて1か所にまとめておくことで、どのコンピュータがどの従業員に割り当てられているかを確認したり、オフィス機器をいつアップグレードする必要があるかを判断しやすくなります。 車両、モバイルデバイス、シリアル番号、登録情報、ユーザーログ、またはハードウェアの寿命を追跡しても、中小企業はハードウェアをより簡単に追跡することができます。
ハードウェア以外にも、企業はソフトウェアを追跡できる必要があります。 登録やソフトウェアを使用できるコンピュータの台数から情報とユーザーをバージョンアップするまで、企業は現在の構成に関する情報をすばやく正確に取得することが不可欠です。 最近のWindows XPのサポート終了は、ビジネスコンピュータやデバイス上にどのようなソフトウェアやオペレーティングシステムが存在するのかを知ることが重要であることを忘れないように注意するものです。
レポートと分析の実行
おそらく、Accessの最も強力な側面は、すべてのデータからレポートとグラフを生成するユーザーの能力です。 さまざまなデータベースに格納されているものをすべてコンパイルできることが、Microsoft Accessを小規模ビジネスの強みとするものです。 ユーザーは、リソースのコストを現在の価格と比較するレポートを作成し、次回のマーケティングキャンペーンにどれくらいの在庫があるかを示すチャートを作成するか、支払いに遅れているクライアントを特定する分析を実行できます。 クエリに関する少しの知識があれば、中小企業はデータの表示方法を制御できます。
さらに重要なことに、Microsoft Accessは他のMicrosoft製品と連携することができます。 小規模企業は、レポートをレビューし、クライアントデータを検索し、Wordで請求書を生成することができます。 差し込み印刷では、通常のポストレターを作成することができますが、同時にユーザーはOutlookで電子メールを生成します。 データをExcelにエクスポートして詳細を確認し、プレゼンテーションのためにPowerPointからPowerPointに送信することができます。 他のすべてのMicrosoft製品との統合は、Accessを使用してすべてのビジネス情報を一元管理する最もよい理由です。