Microsoft Accessには3つの主要コンポーネントがあります：テーブル、クエリ、フォーム
重要な情報を追跡するために、追跡する必要のある大量のデータや紙文書、テキスト文書、またはスプレッドシートを使用するシステムによって圧倒された企業は、データ管理システムに切り替えることで利益を得ることができます。 Microsoft Access 2010のようなデータベースシステムは、企業が必要とするものだけかもしれません。
データベースとは何ですか？
最も基本的なレベルでは、データベースは組織化されたデータの集合です。 Microsoft Accessなどのデータベース管理システム （DBMS）は、柔軟な方法でデータを整理するために必要なソフトウェアツールを提供します。 データベースにデータを追加、変更、削除する機能、データベースに格納されたデータに関する質問をする機能、選択した内容を要約したレポートを生成する機能が含まれています。
Microsoft Access 2010のコンポーネント
Microsoft Access 2010は、ユーザーにシンプルで柔軟なDBMSソリューションを提供します。 マイクロソフト製品の正規ユーザーは、使い慣れたWindowsのルックアンドフィールと、他のMicrosoft Officeファミリ製品との緊密な統合を高く評価しています。
ほとんどのデータベースユーザーが遭遇するAccessの主要コンポーネントの3つは、テーブル、クエリ、およびフォームです。 あなたがAccessを使い始めたばかりで、Accessデータベースをまだお持ちでない場合は、ScratchからAccess 2010 Databaseを作成するをご覧ください。
テーブルはビルディングブロックです
テーブルは、データベースの基本的なビルディングブロックです。 スプレッドシートに精通している場合は、データベーステーブルが似ていることがわかります。 典型的なデータベーステーブルには、名前、生年月日、タイトルなどの特性を含む従業員情報が含まれている場合があります。 それは次のように構成されています：
- 従業員ID
- 苗字
- ファーストネーム
- タイトル
- 挨拶
- 誕生日
テーブルの構成を調べると、テーブルの各列が特定の従業員特性（またはデータベース用語の属性）に対応していることがわかります。 各行は特定の従業員1人に対応し、その人の情報を含んでいます。 それがすべてです。 役立つ場合は、各表をスプレッドシート形式の情報リストと考えてください。
クエリー情報の取得
情報のみを格納するデータベースは役に立たないでしょう。 情報を取得する方法も必要です。 テーブルに格納されている情報を呼び出すだけであれば、Microsoft Accessではテーブルを開き、そのテーブルに含まれるレコードをスクロールすることができます。 しかし、データベースの真のパワーは、複雑なクエリに答える能力にあります。 アクセスクエリは、複数のテーブルのデータを結合し、取得したデータに特定の条件を設定する機能を提供します。
組織で平均価格を超えて現在販売されている製品のリストを作成する簡単な方法が必要であるとします。 単に製品情報テーブルを取得するだけの場合、このタスクを実行するには、データを大量にソートし、手作業で計算する必要があります。 ただし、クエリの機能により、上記の平均価格条件を満たすレコードのみがAccessに返されるように要求することができます。 さらに、データベースにアイテムの名前と単価のみを表示するよう指示することもできます。
Accessでのデータベースクエリの詳細については、「Microsoft Access 2010での簡単なクエリの作成」を参照してください。
フォーム挿入情報
これまでは、データベース内の情報を編成し、データベースから情報を取得する背後にある概念について説明しました。 最初にテーブルに情報を配置するメカニズムが必要です。 Microsoft Accessは、この目標を達成するための2つの主要なメカニズムを提供します。 最初の方法は、テーブルをダブルクリックしてウィンドウに表示する方法です。 スプレッドシートに情報を追加するのと同じように、テーブルの下部に情報を追加します。
アクセスはまた、使いやすいフォームインターフェースを提供します。 このインターフェースにより、ユーザーは情報をグラフィカル形式で入力し、その情報を透過的にデータベースに渡すことができます。 このメソッドは、 データ入力演算子にはあまり威力を発揮しませんが、データベース管理者はもう少し作業が必要です。 詳細については、「Access 2010でのフォームの作成」を参照してください。
Microsoft Accessレポート
レポートは、1つまたは複数のテーブルおよびクエリに含まれるデータの魅力的な書式付きサマリーを生成する機能を提供します。 ショートカット・トリックとテンプレートを使用することで、知識のあるデータベース・ユーザーは数分でレポートを作成できます。
現在および将来のクライアントと製品情報を共有するためのカタログを作成したいとします。 この種の情報は、クエリを賢明に使用してデータベースから取り出すことができます。 しかし、情報は表形式で表示されます。最も魅力的なマーケティング資料ではありません。 レポートでは、グラフィックス、魅力的な書式設定、ページネーションを含めることができます。 詳細については、「Access 2010でのレポートの作成」を参照してください。