音声会議の問題とその対処法
あなたのビジネスや社会的な会合のメリットを考えると、音声会議は面白いようです。 しかし、自分のセッティングとスムーズな走りに関連する問題を考えるときは、すぐに1つに参加すること、または1つを保持することは非常に困難であることをすぐに認識します。 電話会議を開催する際には、計画に含めなければならない問題が数多くあり、問題を回避することができます。
背景ノイズ
これは、椅子の揺れ、背後のチャット、機械音、紙騒音など、声から離れて参加者から来るノイズです。これらの騒音は、 VoIPを使用する参加者のほとんどが、伝統的な電話機が専用で短くこれに対して、VoIPは、より賢明なデバイス搭載マイクで動作します。 たとえば、ほとんどの最新のラップトップコンピュータを搭載したマイクアレイシステムがその例です。 ハンズフリーでデバイスを使用して会議に参加する人もいます。
この状況を改善する唯一の方法は、参加者に彼らが引き起こしている障害を認識させることです。これは電話会議の前に通信することが最善です。 たとえば、主催者として、セッションの前に電話会議のエチケット上で電子メールを回覧することができます。
2.エコー
エコーはバックグラウンドノイズの一部であるかもしれませんが、それよりも技術的です。 電話会議に参加している人は、自分の電話で状態があるかもしれないし、エコーキャンセルのない電話を使用しているかもしれません。 エコーの生成を停止する方法の詳細をお読みください。
エコーのある人は、通常、電話を切るように求められます。 カンファレンスコールで使用される電話機やその他の機器の技術的な問題を適切に認識しておくことが重要です。
3.プレゼンス管理
音声電話会議では、あなたの感覚の1つ、つまり聴覚だけを使用します。 話している人や聞いている人は見えません。 つまり、会議通話で各エントリを追跡して終了しない限り、会議に参加した後は、聴衆にプレゼンスを知らされない可能性があります。
この問題は、オーディオ会議のための解決策ではなく、ある程度のプレゼンス管理を可能にするツールの開発までに至っています。 これを示す最初のツールはUberConferenceで、誰が話しているのか、誰がここにいるのか、誰が誰でないのかなどを見ることができます。 そのようなツールの数は最近、いくつかのアイコンで参加者を表す面白いビジュアルインターフェイスで、いくつかの切り詰めている。
4.保留中の音楽
人々は通常、個人用の電話インターフェイスを整理しますが、電話会議のために決して使用しません。 音楽を聞くために保留にされている人にとってはうれしいかもしれませんが、電話会議では間違いありません。 一部の参加者は、他の通話やタスクに参加しながら会議を保留にすることができ、それによって会議にリズミカルな雰囲気を加えることができます。 ここでも、予備的な会議の倫理意識向上キャンペーンが有益です。
5.リーダーシップ
いくつかの例では、あるグループにリーダーがいなければ混乱が起こります。 これは会議で起こる可能性が高く、特に幹を持つ人が一人もいない賢明な問題を伴う会議で発生する可能性があります。 そのリーダーは、誰もが十分な時間を話し、必要な注意を与えられていることを確認する必要があります。 彼らはまた、逸脱しているか、まったく矛盾している場合には、軌道に戻って物事を取り戻すことができるはずです。
6.資料と文書
多くの会議、特にビジネス会議では、文書、資料、ツールの参照が行われます。 そのような情報の間違った普及は、ある参加者がある点で暗闇にいて、それによって無関心を引き起こします。 したがって、会議が始まる前に必要なすべての関係者に必要な情報と文書を配布するように注意する必要があります。 オンラインコラボレーションツールを使用することで、ドキュメントやその他の資料への参照が受動的であるだけでなく、オンライン作業セッション中に積極的な生産性を得ることもできます。
7.声質が悪い
私はここで喉の痛みを訴える人の声を指すのではなく、電話の質が悪い電話サービスを使用している人の声に言及しています。 これは、使用される帯域幅 、使用されるコーデック 、電話機、およびその他のデバイスを含む特定の数の要因に依存するVoIPサービスで頻繁に発生します。 あなたが会議のリーダーや主催者であれば、残念ながらこれについて何もできません。 貧しい声質に苦しんでいる参加者は、物事を改善する必要があります。