使用しているMicrosoft Officeのバージョンによっては、さまざまなアプリケーションが含まれている場合があります。 基本オファリングには、通常、Word、Excel、PowerPoint、およびOutlookが含まれます。 PowerPointは本質的なセキュリティは提供していないようですが、Word、Excel、Outlookはすべて一定レベルの暗号化を提供します。
Word文書のセキュリティ保護
Microsoft Word文書（Word 2000以降）では、ファイルを保存する際に高いレベルのセキュリティを選択できます。 単に[保存]をクリックするのではなく、[ ファイル ]、[ 名前を付けて保存 ]の順にクリックして、次の手順を実行します。
- ファイル保存ダイアログボックスの右上隅にあるツールをクリックします。
- セキュリティオプションをクリックします。
- [セキュリティオプション]ボックスにはさまざまなオプションがあります。
- パスワードなしでファイルに完全にアクセスできないようにするには、[ パスワードを開く]の横にあるボックスにパスワードを入力します
- Word 2002および2003では、パスワードボックスの横にある[ 詳細設定 ]ボタンをクリックして、さらに侵入しにくい高いレベルの暗号化を選択することができます
- 他のユーザーがファイルを開くことができれば変更するパスワードの横にあるボックスにパスワードを入力できますが、ファイルを変更できるユーザーを制限することができます
- [セキュリティオプション]ボックスの下部には、ドキュメントのプライバシーを保護するための選択肢もいくつかあります。
- 保存時にファイルプロパティから個人情報を削除する
- 変更された変更やコメントを含むファイルを印刷、保存、または送信する前に警告する
- マージの精度を向上させるために乱数を格納する
- 開いたり保存するときに隠しマークアップを表示する
- [ OK]をクリックして[セキュリティオプション]ボックスを閉じます。
- ファイルの名前を選択して[ 保存 ]をクリックします
Excelファイルのセキュリティ保護
Excelは、Microsoft Wordに非常に似たスタイルの保護を提供します。 [ ファイル ]、 [名前を付けて保存 ]をクリックして、次の手順を実行します。
- ファイル保存ダイアログボックスの右上隅にあるツールをクリックします。
- 一般オプションをクリック
- パスワードなしでファイルに完全にアクセスできないようにするには、[ パスワードを開く]の横にあるボックスにパスワードを入力します
- パスワードボックスの横にある[ 詳細 ]ボタンをクリックすると、さらに侵入しにくい高いレベルの暗号化を選択できます
- 他のユーザーがファイルを開くことができれば変更するパスワードの横にあるボックスにパスワードを入力できますが、ファイルを変更できるユーザーを制限することができます
- [ OK]をクリックして[全般オプション]ボックスを閉じます。
- ファイルの名前を選択して[ 保存 ]をクリックします
OutlookのPSTファイルを保護する
受信または送信する電子メールメッセージと添付ファイルの実際のデジタル署名と暗号化は、まったく別の問題です。これについては別の時間で説明します。 ただし、Microsoft OutlookのフォルダからPSTファイルにデータをエクスポートする場合は、保護を追加して他のユーザーがデータにアクセスできないようにすることができます。 次の手順に従ってください：
- ファイルをクリック
- インポートとエクスポートを選択
- ファイルにエクスポートを選択し、 次へをクリックします。
- 個人用フォルダファイル（.pst）を選択し、 次へをクリックします。
- エクスポートするフォルダを選択し（必要に応じてサブフォルダを含むようにする）を選択し、 次へをクリックします。
- 出力パスとファイル名を選択し、エクスポートファイルのオプションの1つを選択してから、 完了をクリックします
- 重複をエクスポートされたアイテムに置き換える
- 重複したアイテムの作成を許可する
- 重複したアイテムをエクスポートしない
- [ 暗号化の設定]で、次のいずれかのオプションを選択します
- 暗号化なし
- 圧縮可能な暗号化
- 高い暗号化
- 画面の下部に、暗号化されたPSTファイルを開くために使用するパスワードを入力します（両方のボックスに同じパスワードを入力して、意図したとおりにパスワードを入力する必要があります。ファイル）
- このパスワードをパスワードリストにも保存するかどうかを選択します
- [ OK]をクリックしてファイルのエクスポートを完了します。
（アンディ・オドネル編集）