転送された電子メールは、多くの場合、不要な文字とアドレスで埋められます
電子メールが複数回転送されると、不要になった不要な単語、文字、電子メールアドレスが収集され、もう一度送信する前にクリーンアップする必要があります。
そのメッセージを自分の連絡先に電子メールで送信する前に、受信者のためにこの簡単な電子メールのエチケットに従うことを検討してください。
転送された電子メールをクリーンアップする方法
転送されたメールをすばやく表示するには、以下のヒントに従ってください。
不必要な電子メールアドレスを削除する
あらかじめ編集せずに電子メールをそのまま転送すると、元のメッセージが送信された電子メールアドレスが受信者に表示されます。
これは、新しい受信者に電子メールを見た人や元の送信者が見えるようにしたい場合に役立ちますが、通常それらをすべて保管することはお勧めできません。 これは特に、他の受信者のいずれかが電子メールに実際に情報を追加した場合はほとんどありません。
メッセージを確認し、メッセージが送信された他のメールアドレスを含む見出しを削除します。
前方関連マーカーの削除
電子メールが数回転送された後、 Subjectフィールドと本文は、1つ以上の ">"文字、または "forward this"、 "FWD"、または "FWDed"のような単語全体を収集する可能性があります。 全体的なメッセージを明確にするためにこれらを削除することをお勧めします。
実際、これらの文字を保持すると、受信者は、メッセージが迷惑メールであると思うか、または残っている文字を削除するために電子メールについて十分気にしないことがあります。
テキストの色とサイズを考慮する
転送された電子メールが同じスタイルを持つことは非常に一般的です。これは通常、さまざまなサイズのテキストと複数の色のテキストです。 これはしばしば読むのが難しく、受信者がすばやくメッセージ全体を迷惑メールとして拒否するように強制できます。
電子メールを調整して読みやすくしてください。
メッセージの最上部に書き込む
転送された電子メールに追加するコメントは、電子メールの一番上に置いて、受信者が最初にあなたの発言をはっきりと見ることができるようにする必要があります。
メールの内容や転送の理由について書くことができますが、あなたの理由が何であっても、トップにはっきりと示されていなければなりません。全体のメッセージ。
あなたが最後に望むのは、あなたのコメントが混在し、元のメッセージのテキストが誤って解釈されることです。
通常の転送の代替
メッセージを転送する1つの方法は、電子メールをファイルに保存した後、そのメッセージを電子メールの添付ファイルとして添付する方法です。 一部のメールクライアントには、 Microsoft Outlookのようなボタンがあります 。 他の人には、電子メールをEMLやMSGファイルなどのファイルとしてダウンロードしてから、通常の添付ファイルとして送信してみてください。
もう一つの選択肢は、元のテキストをコピーしてプレーンテキストとして貼り付けて、奇妙な書式スタイルやアウトオブプレイスの色をコピーしないようにすることです。 また、転送先のテキストを引用符で囲んで、新しい受信者が電子メールのどの部分があなたのものではないかを明確に確認できるようにしてください。