複数のMS Wordファイルでリンクテキストを使用すると時間を節約できます
同じテキストを複数のWord文書にまたがって更新するのは時間がかかり、編集する文書がたくさんある場合は時間がかかります。 幸いなことに、MS Wordには、このプロセス全体を簡単にすることができる非常に便利なリンク機能が含まれていますが、その準備をする必要があります。
このタイプのリンクは、テキストがすべてのドキュメントで同じであり 、テキストを更新する必要がある場合は、 すべてのテキストを更新する必要がある場合に役立ちます。 これは非常に特殊なシナリオですが、使用すると時間を節約できます。
たとえば、20種類のMicrosoft Word文書で20種類の異なるアドレスラベルを印刷するように設定されており、各ページには数十のラベルがあるとします。 これらのアドレスを更新する必要があると思われる場合は、20のアドレスをリストした別の文書を作成して手動で行うことを避けることができます。 次に、20ページのドキュメントを1ページのアドレスにリンクするだけで、アドレスを更新すると、リンク先のドキュメントも更新されます。
Word文書をリンクする概念を理解するのに役立つもう1つの例は、名前がそれぞれ入力された複数のWord文書がある場合に表示されますが、すぐに結婚します。 後で各文書に戻って姓を変更する必要はなく、別の文書にリンクを張ってから姓を更新すると、他のすべての文書で名前が変わります！
ご覧のとおり、複数のWord文書のテキストを一度に簡単に置き換えることができます。 しかし、実際には、場所全体に同じテキストブロックを挿入し、テキストをある時点で更新する必要がある場合にのみ、実際に役立ちます。
注意：このタイプのテキストリンクは、クリックするとWebページやその他のファイルを開くハイパーリンクと同じではありません。
Wordでテキストリンクを挿入する方法
- 新しいMicrosoft Word文書に、他の文書からリンクするテキストを入力します。 すべての文書に表示するように書式を設定します。 上の最初の例から借りるために、この文書では20種類の異なるアドレスを入力します。
- ファイルを保存してリンクを生成します。 どこに保存しても問題ありませんが、どこにいるのか分かります。
- 重要： テキストを含むファイルを移動する場合は、リンクされたすべてのドキュメントのテキストに更新されたリンクを再度挿入する必要があります。したがって、保存場所を選択する前にこれを検討することをおすすめします。
- リンクするテキストを強調表示して選択します。
- 選択したテキストを右クリックまたはタップ＆ホールドし、メニューから[ コピー ]を選択します。 もう1つの選択肢はキーボードを使うことです：PCではCtrl + C 、MacではCommand + Cを使います。
- 別のドキュメントまたは同じドキュメントから、リンクされたテキストを移動する場所にカーソルを置きます。 テキストを移動するときと同じように、いつでも場所を変更することができます。
- Wordの新しいエディションの[ ホーム ]タブで、[貼り付け]の下にある小さな矢印を選択し、[形式を選択して貼り付け ...]オプションを選択します。 古いバージョンでは、[ 編集 ]メニューを使用して[ 形式を選択して貼り付け ]を選択します。
- [形式を選択して貼り付け ]ダイアログボックスで 、[ 貼り付けリンク ]オプションを選択します。
- その画面の右側にはいくつかのオプションがありますが、 書式付きテキスト（RTF）は、リンクされたテキストを元のドキュメントに表示されているとおりに貼り付けるものです。
- 同じ文書内で、必要なだけ、または元のテキストにリンクしたい別々の文書ごとに、このプロセスを何度も繰り返します。