必要な情報に簡単にアクセス
Microsoft Wordを使用してレポートやビジネスプランなどのビジネス文書を作成する場合は、 Excelで作成したデータを含める必要があります 。 これには2つのオプションがあります.Excelドキュメントにリンクして、Wordファイルに必要なデータをプルするか、Excelドキュメント自体をWordファイル内に埋め込むことができます。
これらは簡単なプロセスですが、オプションとそれぞれの固有の制限事項に注意する必要があります。 ここでは、WordドキュメントにExcelドキュメントをリンクして埋め込む方法を学習します。
Excelスプレッドシートへのリンク
スプレッドシートに変更が加えられるたびに情報が更新されるようにするには、リンクが必要です。 ExcelファイルのデータをWord文書にフィードする一方向リンクが作成されます。 Excel文書をリンクすると、データ自体がWord文書に保存されないため、Wordファイルが小さくなります。
Excelドキュメントへのリンクにはいくつかの制限があります。
- Excelファイルを移動する場合、Word文書でリンクを再確立する必要があります。
- Wordファイルを転送する場合や、別のコンピュータで使用する場合は、Excelファイルを転送することを忘れないでください。
- すべてのデータ編集はExcel文書で行う必要があります。 これは一般に、Word文書に異なる形式が必要な場合を除き、問題ありません。
注：Word 2007を使用している場合は、Word 2007でExcelデータにリンクする方法に関する記事をお読みください。
以前のバージョンのWordを使用している場合は、次の簡単な手順を実行します。
- Word文書とリンクするExcelスプレッドシートの両方を開きます。
- Excelで、含めるセルの範囲を選択してコピーします（スプレッドシートに列や行を挿入する予定がある場合は、行番号の接合部の左上にあるボックスをクリックしてワークシート全体を選択し、列の文字）。
- Word文書で、リンクされたテーブルを挿入する位置にカーソルを置きます。
- [ 編集 ]メニューの[ 形式を選択して貼り付け ]を選択します。
- [ 貼り付け]リンクの横にあるラジオボタンをクリックします。
- ラベルAs：で 、 Microsoft Excelワークシートオブジェクトを選択します 。
- [ OK]をクリックします。
ExcelデータがExcelスプレッドシートに挿入され、Excelスプレッドシートにリンクされるようになりました。 元のExcelファイルを変更すると、次にWord文書を開くときに、リンクされたデータの更新を求めるメッセージが表示されます。
Excelスプレッドシートの埋め込み
Word文書にExcelワークシートを埋め込むプロセスは、Excelワークシートにリンクするプロセスと基本的に同じです。 唯一の違いは、[ 形式を選択して貼り付け ]ダイアログボックスで指定するオプションにあります。 結果は最初は同じように見えるかもしれませんが、それは劇的に異なります。
Word文書にExcel文書を埋め込むときは、Excel文書全体が含まれることに注意してください。 Wordは、選択した内容を表示するように埋め込みデータをフォーマットしますが、Excelドキュメント全体がWordファイルに含まれます。
Excel文書を埋め込むと、Word文書のファイルサイズが大きくなります。
Word 2007を使用している場合は、Word 2007にExcelデータを埋め込む方法を学びます。以前のバージョンのWordの場合は、WordファイルにExcelファイルを埋め込む簡単な手順を実行します。
- Word文書とExcelスプレッドシートの両方を開きます。
- Excelで、含めるセルの範囲をコピーします。
- Word文書で、カーソルを挿入したい場所にカーソルを置きます。
- [ 編集 ]メニューの[ 形式を選択して貼り付け ]を選択します。
- [ 貼り付け ]の横にあるラジオボタンをクリックします。
- "As："というラベルの下に、 Microsoft Excelワークシートオブジェクトを選択します 。
- [ OK]をクリックします。
ExcelスプレッドシートがWord文書に埋め込まれました。