このシンプルなツールを使用して、個人的な仕事やプロのプロジェクトを追跡する
Trelloは、 かんばんスタイルのプロジェクト管理ツールで、自分やチームが達成しなければならないすべてのタスクを視覚的に見ることができ、チームの全員が特定の時間に何をしているのかを簡単に確認できます。 それは無料でもあります。つまり、小規模から大規模なグループだけでなく、企業を経営する個人や個人的な仕事を追跡したい人にもアクセスできます。 プロジェクト管理ツールの中で、Trelloは使いやすくて実装が簡単なツールの1つですが、その空白のインターフェースは少し難しいかもしれません。 幸いにも、私たちはあなたとあなたのチームが追跡するために何を使用していても、Trelloを最大限に活用するためのヒントをいくつか持っています。
かんばんとは何ですか？
Kanbanスタイルのプロジェクト管理は、トヨタが1940年代後半に実施した日本の製造プロセスに触発されています。 その目的は、床の労働者の間を通過したカードを使用してリアルタイムで在庫を追跡することによって、工場の効率を高めることでした。 特定の材料がなくなると、労働者はカード上のメモを書き留めて、サプライヤーが要求した材料を倉庫に出荷することになります。 これらのカードは、しばしばかんばんと呼ばれ、日本語のサインや掲示板を意味します。
では、これはどのようにプロジェクト管理に変換されますか？ Trelloのようなソフトウェアは、カードの周りを渡すというコンセプトを持ち、タスクをボード上にレイアウトし、チームの作業能力に合わせたビジュアルインターフェイスに配置します。 最も基本的なのは、上の図に示すように、ボードには3つのセクションがあります。上の図に示すように、実行するか、実行するか、または完了します。 ただし、チームはこのツールをどのような方法でも使用できます。 いくつかのチームは実際のボードを好むかもしれませんが、他のチームはTrelloのような仮想ソリューションの利便性を求めています。
Trelloの使い方
Trelloはボードを利用しています。 ボードには、カードで構成されたリストが含まれています。 ボードはプロジェクト（ウェブサイトの再設計、トイレの改装）、タスク（グラフィックス、タイル張り）用のリスト、カードにはサブタスクやオプション（デザイナー、タイルのサイズと色を雇う）を含むことができます。
リストを整理する方法を決めたら、カードの追加を開始できます。カードにはチェックリストとラベルを付けることができます。 チェックリストは、タスクをサブタスクに分割する方法です。 たとえば、休暇を計画するためにTrelloを使用している場合、試したいレストランのカードを用意しておきましょう。チェックリストには、予約をする、最高の料理を調べる、子供に優しいかどうかをチェックするなどのチェックリストがあります。 ラベルは、カードのステータス（承認済み、提出済みなど）またはカテゴリ（科学、技術、芸術など）または任意のタグを表すために使用できます。 次に、科学関連のカードや認可されたすべてのカードを表示する検索を実行できます。 ただし、ラベルにタイトルを追加する必要はありません。 カラーコーディングに使用することもできます（最大10色まで使用可能、カラーブラインドオプションが利用可能）。
作業を開始してタスクを完了すると、あるリストから別のリストにカードを簡単にドラッグアンドドロップし、インターフェイスが扱いにくくなるとカードやリストをアーカイブすることができます。
チームメンバーにカードを割り当てたり、コメント、添付ファイル、色分けされたラベル、期日を追加することもできます。 チームメンバーは、会話を開始するためにコメントで他の人に言及することができます。 パソコンから、Googleドライブ、Dropbox、Box、OneDriveなどのクラウドストレージサービスからファイルをアップロードできます。
また、素晴らしい電子メール統合も含まれています。 各ボードには、カード（タスク）の作成に使用できる固有の電子メールアドレスがあります。 そのメールアドレスに添付ファイルを送信することもできます。 また、電子メール通知を受け取ると、Trelloを起動するのではなく、直接電子メール通知に返信することができます。
コメントやコメントなどの通知は、モバイルアプリ、デスクトップブラウザ、メールから入手できます。 Trelloには、iPhone、iPad、Androidの携帯電話、タブレット、時計、Kindle Fireタブレット用のアプリがあります。
Trelloには30以上のアドオン機能と統合機能があり、パワーアップと呼ばれています。 パワーアップの例には、カレンダービュー、繰り返しタスク用のカードリピーター、Evernote、Googleハングアウト、Salesforceなどとの統合などがあります。 無料のアカウントにはボードごとに1つのパワーアップが含まれています。
Trelloのコア機能はすべて無料であるが、トレルロ・ゴールド（Trello Gold）（月額5ドルまたは年間45ドル）という有償バージョンがあるが、ボードごとに3つのパワーアップ（1つではなく）を含むいくつかの特典が追加されている。 また、魅力的なボードの背景やステッカー、カスタムemojis、大きな添付ファイルのアップロード（10 MBではなく250 MB）も含まれています。 TrelloはTrelloに入会するすべての人に対して最大12ヶ月間、Gold会員資格を1ヶ月無料で提供しています。
私たちが言ったように、一見すると、Trelloを設定することは、あなたがそれをどのように使うことができるかに多くの制限がないので、少し威圧します。 一方では、完成したもの、作業していること、次に行うことを単に示すボードを作成することができます。 一方で、カテゴリや部門に分けてリストを作成することで、より深く理解することができます。
Trelloを使用して、個人的なタスクからプロのプロジェクト、イベントの計画まであらゆるものを追跡できますが、実際に始めるには実際の例がいくつかあります。
Trelloを使用したホームリフォームの管理
あなたの家の1つ以上の部屋を改装する予定があるとしましょう。 あなたが革新から生き残ったことがあるならば、あなたが準備するどんなに注意深くても、動く部品がたくさんあり、多くの驚きがあることを知っています。 Trelloで行う必要があるすべての決定を整理することで、プロジェクトの進捗状況を維持できます。 キッチンの改装を計画しているとしましょう。 この場合、キッチンリニューアルと呼ばれるボードを作成して、置き換える各要素専用のリストを追加することができます。
キッチンリフォームボードには以下のリストが含まれています：
- 潜在的な請負業者
- 置き換えるアプライアンス
- キャビネット
- カウンタートップとバックスラッシュ
- フローリング
- 配管
- 電気
各リストのカードには、寸法、予算、機能が含まれている必要があります。 配管用のカードには、パイプの交換、新しい水道、および見積価格、水の停止などの関連する懸念が含まれます。 あなたが検討している材料と器具の画像を簡単に添付して、商品リストにリンクすることができます。 決断を下したら、ラベルを使用して製品または材料の名前またはカラーコードを付けることができます。
最後に、各カードについて、チェックリストを作成することができます。 例えば、冷蔵庫のカードには、古い冷蔵庫の廃棄と製氷機のための水路の設置を含むチェックリストを設けることができる。
いくつかの部屋を改装する場合は、それぞれのボードを作成し、考慮する必要があるすべてのものを列挙してください。 リストやカードを継続して追加し、必要に応じて要素を移動します。
他の家族をあなたのボードに招待し、商品や価格の調査、スケジューリング、その他の物流などの必要な作業を配布するためのカードを割り当てます。 Trelloにはあなたのアカウントにコピーできる公共の住宅改装ボードがあります。
Trelloでバケーションを計画する
数人の家族や友人と一緒に旅行すると、すぐに複雑になることがあります。 Trelloを使用して目的地を選択し、活動を計画し、交通をスケジュールします。 この場合、訪問可能な場所を含む1つのボードと、どこに行くか決定した後の旅行のための別のボードを持つことができます。
トリップボードには、以下のリストを含めることができます。
- フライトオプション
- 地上輸送
- ホテル、エア・ビン・リスティング、キャビン・レンタル、キャンプ場
- 観光名所
- レストランと食料品店
潜在的な目的地の掲示板の下で、旅行時間、予算、長所/短所、およびその他の考慮事項に関するカードとともに、各場所のリストを作成します。 トリップボードのリストには、航空会社のカード、レンタカー、周辺の注目すべき料理、博物館、ショッピング、近隣の観光スポットなどがあります。 あなたがクルーズに行くことを決めた場合は、船に乗るために必要な輸送だけでなく、船上でやる予定のものや予定されている停留所のリストを作成することができます。 ラベルを使用して選択した項目を指定するか、選択肢を絞り込んだ後に競合相手を強調表示します。 カードにチェックリストを追加して予約やスケジューリングツアーやクルーズイベントを行う。 Trelloには、あなたが出発点として使用できる公共の休暇ボードもあります。
個人的な目標とプロジェクトの追跡
あなたの家やガレージの混乱をきれいにすること、趣味を取り戻すこと、もっと運動することを望んでいても、Trelloで簡単に追跡できます。 新年の決議のためのボードを作成するか、屋根裏部屋の清掃や自宅のオフィス組織などの複数ステップのプロジェクトに使用します。
決議委員会の場合は、各決議のリストを作成し、ジムへの参加、毎日の散歩、家庭用の運動器具の購入など、カードの実装方法に関するカードを作成します。 パーソナルプロジェクトのリストを使用して、大きなタスクを細分化し、サブタスク用のカードを使用します。 例えば、スプリングクリーニングボードは、部屋のリストおよび家の他のエリアのリストを含むことができる。 リストには、必要な清掃用品、販売したいアイテムの目録、寄付、または捨てるもの、窓の清掃や樹木の除去などの外注する作業など、関連するタスクのためのカードがあります。
フリーランスまたはコンサルタント事業の管理
最後に、あなた自身のビジネスを実行する場合、Trelloはあなたの一流のアシスタントになることができます。 ボードはプロジェクトを表すことができ、各ステージやマイルストーンのリスト、関連するタスクのためのカードを持つことができます。 フリーランスの作家はTrelloを使ってストーリーのピッチや作品を管理できます。
ウェブサイトのデザインを変更するためのプロジェクトボードがあるとしましょう。 あなたのリストには、デザイナーの雇用やその他の重要な役割、マイルストーンのような重要なタスク（カラースキームの選択、レイアウトの管理、途中での承認の取得など）が含まれます。 カードには、提案された配色とレイアウト、および会議の準備に必要な手順が含まれます。 フリーランスの作家は、物語のアイデア、出版物、マーケティングのためのボードを持つことができます。 リストは、処理中、送信済み、公開済みなどのステージを表すことができます。また、ラベルを使用してステージを行うこともできます。
Trelloはシンプルだが強力なツールであり、時間を費やす価値がある。 どこから始めたらいいか分からない場合は、アカウントにコピーできるパブリックボードを含むTrelloのユーザーコミュニティを参照してください。