簡単なグループコラボレーション
Googleドライブは、Googleが提供するクラウドストレージスペースで、ワープロ、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのGoogleアプリとシームレスに連携するように構成されています。 Googleアカウントをお持ちの場合は、15 GBの無料のクラウドストレージがGoogleドライブに割り当てられ、有料で大容量のストレージが利用できます。 Googleドライブを使用すると、Googleアカウントを持っている他のユーザーとドキュメントやファイルを簡単に共有できます。
Googleドライブが若くても、ユーザーはそれぞれのドキュメントを別々に共有していました。 これで、Googleドライブにフォルダを作成し、ドキュメント、スライドプレゼンテーション、スプレッドシート、図面、PDFなど、あらゆる関連アイテムを含むファイルを埋め込むことができます。 次に、複数のドキュメントを保持するフォルダをグループと共有して、コラボレーションを容易にします。
フォルダはコレクションです
Googleドライブで他のユーザーと共同作業を行うには、まずフォルダを作成する必要があります。 それはあなたが共有したいアイテムのための便利な整理ビンです。 Googleドライブにフォルダを作成するには：
- Googleドライブ画面の上部にある[ 新規 ]ボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューで[ フォルダ ]を選択します。
- 提供されたフィールドにフォルダの名前を入力します。
- 「 作成」をクリックします 。
あなたのフォルダを共有する
今度はフォルダを作ったので、それを共有する必要があります。
- Googleドライブでフォルダをクリックして開きます。
- [マイドライブ]> [フォルダの名前]と画面の上部に小さな下向きの矢印が表示されます。 矢印をクリックします。
- ドロップダウンメニューで[ 共有]をクリックします。
- フォルダを共有するすべてのユーザーの電子メールアドレスを入力します。 必要に応じて、[ 共有可能なリンクを取得 ]をクリックして、共有フォルダにアクセスする相手に電子メールで送信できるリンクを受信します。
- いずれにしても、共有フォルダに招待したユーザーに権限を割り当てる必要があります。 各ユーザーは、 表示のみに指定することも、 整理、 追加 、 編集することもできます。
- 完了をクリックします。
フォルダにドキュメントを追加する
フォルダと共有設定が設定されているので、今からあなたのファイルを簡単に共有できます。 アップロードしたファイルを表示する画面に戻るには、フォルダ画面の上部にある[ マイドライブ]をクリックします。 デフォルトでは、Googleドライブにはすべてのファイルが共有されているかどうかが表示され、最近編集された日付で整理されます。 ドキュメントをクリックして新しいフォルダにドラッグして、共有します。 ファイル、フォルダ、ドキュメント、スライドショー、スプレッドシート、またはアイテムは、フォルダと同じ共有権限を継承します。 ドキュメントを追加して、グループと共有しています。 あなたのフォルダへの編集アクセス権を持つ人は誰でも、同じことをして、グループともっと多くのファイルを共有することができます。
同じ方法を使用して、共有フォルダ内のコンテンツを整理するためのサブフォルダを作成することができます。 そうすれば、大量のファイル群とそれらのソート方法がなくなります。
Googleドライブでのファイルの検索
Googleドライブで作業するときに必要なものを見つけるために、フォルダナビゲーションに頼る必要はありません。 ファイルに意味のある名前を付ける場合は、検索バーを使用してください。 結局、Googleだ。
編集アクセス権を持つすべてのユーザーは、共有ドキュメントを同時に編集できます。 このインターフェイスにはいくつかの欠点がありますが、 SharePointのチェックイン/チェックアウトシステムを使用するよりも文書を共有する方がはるかに高速です。