人とファイルを安全に共有する方法
Microsoftが主催するクラウドベースのサービスであるSharePoint Onlineは、Office 365計画の一部であるか、またはSharePoint Serverのアドオンとして入手できます。 新しくアップグレードされたSharePoint Onlineサービスの主な関心事は、オンラインでインタラクティブな会話を改善し、外出先でドキュメントを共有する際の安全性を向上させることです。
既にSharePoint Onlineユーザーであれば、アップグレードされたサービスを期待できます。 SharePoint Onlineには、携帯電話とタブレットでの使用と、シームレスなソーシャルエクスペリエンスが含まれています。 Office 365にはOneDrive for Businessも含まれています。OneDriveは、コンピュータや企業サーバーに保存されているファイルと同期できるクラウド内のドキュメントストレージ用のOneDriveのプロフェッショナルバージョンです。
グループでのアクセス許可とユーザーの編成
SharePoint Onlineでドキュメントを共有する権限は、目的のユーザーアクセスに応じて行うのが最適です。 SharePoint Onlineのアクセス許可レベルは次のとおりです。
- 訪問者 - ブラウザで文書を見る
- メンバー - 文書の編集や投稿
- 所有者 - SharePoint Onlineサイトのフルコントロールアクセス許可を持っている
訪問者がドキュメントをダウンロードするには、アクセス許可に「読み取り」アクセスが含まれている必要があります。
新しいグループ名を作成して、特定のユーザーグループまたはチームコラボレーションを確立することができます。 「サイトデザイナー」、「著者」、および「顧客」は例です。
組織外の文書の共有
外部ユーザーは、通常、サプライヤー、コンサルタント、およびお客様と時折文書を共有する顧客です。
フルコントロールアクセス権を持つSharePoint Onlineの所有者は、外部ユーザーとドキュメントを共有できます。 ビジターまたはメンバーのユーザーグループに外部ユーザーを追加して、ドキュメントの共有のアクセス許可を管理しやすくすることができます。
- ゲストリンクを共有します。 ゲストリンクを電子メールで共有して、SharePoint Onlineドキュメントライブラリからドキュメントを表示することができます。 他のユーザーとドキュメントを共有するリスクを最小限に抑えるには、外部ユーザーにサインインする必要があります。この手順では、ビジター（または読み取りアクセス権を持つライセンスされていないユーザー）のアクセス許可グループのユーザーを設定して、匿名ユーザーによって開かれました。
- メンバーと共有する。 外部ユーザーがOffice 365のサブスクリプションを持っているか、サイトのメンバーである場合は、共有ドキュメントにアクセスする前にサインインする必要があります。 この手順では、メンバーアクセス許可グループに追加したものとします。 Microsoft Officeを使用しない外部ユーザーは、読み取りアクセス権がある限り、ファイルをダウンロードできます。
- OneDrive for Businessからパブリックリンクを共有する。 OneDriveは、サービスがアップグレードされている場合、Office 365に格納されたドキュメント記憶域です。 OneDriveは、SharePoint Onlineドキュメントライブラリとは別の外部パブリックユーザーとファイルを共有するのに最適です。 OneDriveは、公開閲覧のためのドキュメントの最終版と考えることができます。たとえば、Webサイトやブログからのリンクとして投稿することができます。 SharePoint Onlineのドキュメントライブラリがソースになることがありますので、この方法でOneDriveを使用する場合は、OneDriveのコピーを作成して2つの領域を区別してください。
- 組織内で文書を共有する。 内部ユーザーとは、組織や他の部門内のユーザーです。 通常、グループ内で作業し、共同作業を行っているかどうかによって、文書を異なる方法で共有したり、イントラネット上の文書を投稿したりして、知識や文書の現在の状態を表示できます。
- メンバーと共有する。 SharePoint OnlineでOffice 365を使用すると、オンラインでドキュメントを作成、編集、共有するためのブラウザベースの軽量サービスであるOffice Web Appsにアクセスできます。 Microsoft Officeを使用しているユーザーは、SharePoint Onlineに保存されているファイルとコンピュータのファイルを同期してメンバーと共有できます。 また、Microsoft Officeを使用するユーザーは、SharePoint Onlineのファイルとフォルダをコンピュータまたはモバイルデバイスに同期してオフラインで作業できます。
- 非会員と共有する 組織の全員がOffice 365の購読を受けていると仮定しても、権限グループに応じて文書を共有できます。 たとえば、組織内の幹部チームなどの非会員は、市場インテリジェンスや顧客経験が現場で把握されているマーケティングドキュメントライブラリを評価し続ける必要があります。
- OneDriveからのシェア OneDriveの内部ユーザーとファイルを共有できます。 ドキュメントをSharePoint Onlineドキュメントライブラリに移動する前に、OneDriveをステージング領域として使用できます。