データベーステーブルには、実際の情報が格納されます。 レポートは、プレゼンテーション、印刷可能な形式、管理レポート、または表の内容の簡単な要約など、そのデータをよりよく表示するためにMicrosoft Accessに含まれています。
レポートには、タイトルまたは画像に使用されるヘッダーセクションがあり、列の内容を要約し、すべてのレポートにはデータベースからの可視データを保持する詳細セクションが必要です。 フッターは、詳細セクションからのデータを要約するか、またはページ番号を記述するオプションでもあります。
グループヘッダーとフッターが許可されています。これは、データをグループ化できる個別のカスタム領域です。
以下は、データベース情報から専門的にフォーマットされたレポートを自動的に作成する手順です。 それはちょうどいくつかのボタンです。
MS Accessでレポートを作成する方法
MS Accessレポートを作成する手順は、使用しているAccessのバージョンによって少し異なります。
Microsoft Access 2016
- Accessでテーブルを開いた状態で、[ 作成 ]メニューに移動し、[ レポート ]セクションから[ レポート ]ボタンを選択します。
- Microsoft Accessの上部に表示されるレポートレイアウトツールのセクションをメモしておきます。
- デザイン：レポート内の要素をグループ化およびソートし、テキストとリンクを追加し、ページ番号を挿入し、シートのプロパティを変更します。
- アレンジ：テーブルを積み重ね、表などに調整します。 行または列を下または左右に移動します。 列と行をマージして分割する。 マージンを制御する。 エレメントをレイヤー形式で「前面」または「背面」に表示します。
- 書式：ボールド、イタリック、アンダーライン、テキストと背景の色、番号と日付の書式、条件付き書式などの通常のワープロ書式設定ツールが含まれます。
- ページ設定：ページの全体的なサイズを調整し、横向きと縦長の間で切り替えることができます。
Microsoft Access 2010
Access 2010を使用している場合は、「Microsoft Access 2010でのレポートの作成」を参照してください。
Microsoft Access 2000
このチュートリアルでは、MS Access 2000のみに関連して、Northwindサンプルデータベースを使用します。 このデータベースがない場合は、開始する前にNorthwindサンプルデータベースをインストールする方法を参照してください。
- Northwindを開くと、メインのデータベースメニューが表示されます。 レポート選択をクリックすると、サンプルデータベースに含まれるさまざまなレポートのリストが表示されます。
- 必要に応じて、いくつかをダブルクリックして、どのようなレポートが表示されているか、そのレポートに含まれているさまざまな種類の情報を確認してください。
- 好奇心を満たしたら、[ 新規 ]ボタンをクリックして、最初からレポートを作成するプロセスを開始します。
- 次に表示される画面では、レポートの作成に使用する方法を選択するよう求められます。 レポートウィザードを使用して、作成プロセスを順を追って説明します。
- ウィザードをマスターしたら、この手順に戻り、他の作成方法で提供される柔軟性を調べることができます。
- この画面を終了する前に、レポートのデータソースを選択する必要があります。 1つのテーブルから情報を取得する場合は、ドロップダウンボックスから情報を選択できます。 また、より複雑なレポートの場合は、以前に設計したクエリの出力に基づいてレポートを作成することもできます。
- この例では、必要なすべてのデータがEmployeesテーブルに格納されているため、このテーブルを選択して[ OK ]をクリックします。