職場での丁寧なメッセージングのベストプラクティス
電子メールや電話に加えて、職場でのコミュニケーションを管理し、仕事上のプロジェクトを合理化する手段として、メッセージングが普及しています。
しかし、すべてのコミュニケーションメディアと同様、誰もが丁重な同僚とみなされるために従うべきルールがいくつかあります。 優れたメッセージング習慣を開発することで、生産的な方法でメッセージングを使用して、プロフェッショナルかつ効率的な方法で同僚とやりとりすることができます。
ビジネスのためのメッセージングの使用
- 入力許可を求めます。 電話の場合と同様に、受信側でユーザーとメッセージをやり取りするのがよい時期であるかどうかを常に尋ねます。 試してみて、 "マイケル、あなたは瞬間がありますか？ 先月の財務報告について質問したいと思います」「利用可能性を求めているだけでなく、クエリの件名も削除します。 彼らがビジー状態にある場合は、フォローアップするのがよい時にメッセージの受信者に尋ねてください。
- 可用性の設定を心がけてください。 連絡先にメッセージを送信する前に、受信者の可用性設定を確認してください。 あなたの同僚が「会議中」ではないことが分かりましたが、今は最良の時ではないかもしれません。 代わりに、同僚があなたが利用可能かどうかを簡単に確認できるように、常に設定を行います。
- それを要約してください。 上司はあなたに注意を払っていると言います... 今は何ですか？ あなたが何をしても、簡潔にする。 コミュニケーションが具体的かつ簡潔である場合は、職場でのメッセージングが最も効果的です。 あなたの質問をして、ビジネスを続ける。
- 適切な英語を使用してください。 仕事に関するメッセージを送信するときは、スラングやメッセージング頭文字を守り、代わりに適切な英語を使用してください。 それはよりプロフェッショナルなだけでなく、多くの人に自分自身と同じくらい精通していない人とスラングや略語を説明する必要性を避けるのに役立ちます。 句読点や綴りも忘れないでください。
- 長い会話を避ける。 あなたのIMセッションが時間外にドラッグされ始める場合、効果的な作業環境を維持できるように対面式のミーティングを提案してください。
仕事におけるメッセージングのベストプラクティス
- オフィスポリシーに従います。 ほとんどのIT部門は、ソフトウェアを自分のコンピュータにダウンロードするための自由な治世を許可することを躊躇しています。 あなたの会社が承認したデスクトップアプリケーションとモバイルアプリケーションとプラットフォームを確認し、作業中にそれらを排他的に使用します。
- 仕事のスクリーン名を取得します。 あなたの仲間はあなたのメッセージのモニカがかわいいと思うかもしれませんが、あなたの仕事の連絡先はあなたのスクリーンネームを見て、あなたの嫌なイメージを形成するかもしれません。 作業専用のユーザー名を取得することを検討してください。 アカウントを1つだけ保有したい場合は、いつでも友人や家族との仕事ログインを利用できます。
- ビジネスフレンドリーなメッセージ。 同僚、上司、クライアント、およびベンダーとのコミュニケーションは、メッセージング中でも常にプロフェッショナルでなければならないことを覚えておいてください。 政治的なGIF、明るいオレンジ色のテキスト、面白いイメージを取り除き、ArialやTimes New Romanのような伝統的なフォントに固執する。 それはあなたの他の同僚があなたの会社の文化の中で合っているが、仕事にふさわしくないものは使用しないと、いつでもあなたのコミュニケーションを活性化するために絵文字を使うことができます。 ビジネスに精通したイメージ、会社のロゴ、仕事関連の連絡先情報を使用してメッセージングプロファイルを作成することを検討してください。 今あなたはビジネスのために設定されています。
Christina Michelle Bailey（6/28/16）によって更新されました。