いつでも対処しなければならない電子メールの量を制限することによって、すべての電子メールを処理することができます。
1日以上のメッセージがある場合は...
...あなたの受信トレイには、「到着した瞬間にすべてのメッセージを処理する」 - 接近はあなたのために働いていません。
これはあなたの責任ではないです。 このアプローチは、できるだけ早く電子メールに答えることだけを目的とする人にのみ有効です。
幸運なことに、わずかに異なる方法では、電子メールで途切れることなく、妥当な時間内に返信したり、数ヶ月の間に電子メールを延期したり、電子メールのバックログを取り除いたりすることができます。
あなたは明日それを扱うことによって簡単にあなたの電子メールの上に乗って滞在することができます
あなたの電子メールを把握するには：
- 受信箱から目を離してください 。
- 自動メールチェックと新しいメールアナウンスがオフになっていることを確認してください。
- 昨日到着したすべての郵便物を 、あなたが納得するほど多くのバッチで処理します。
- バッチ数が少ないほど良い。 昨日のメールをすべて一度に処理すると、時間と労力を最小限に抑えることができます。
- 電子メール処理の時間をスケジュールします 。
- メッセージを順番に扱う。
- メッセージに調査が必要な場合は、明日のためにその調査をスケジュールし、送信者にあなたが戻ってくることを知らせます。 より多くの作業が必要な場合は、より長い期間にわたってスケジュールします。
- 作業が完了したら元のメッセージが表示されるようにしてください。 送信者と、最も重要なのは、タスクと共に記された日付で十分です。 Mac OS X Mailでは、 LinkABooを使用することもできます 。
- 昨日到着したメッセージのみを表示したり、フラグを適用したり（たとえば、色を交互に表示する）、到着日別の並べ替えに依存するスマートフォルダを使用できます。
- 緊急の処置を必要とする電子メールを定期的に受信トレイで確認できます。
あなたの仕事がそれを要求するならば、例えば1日3回、より頻繁にメールを処理します。 どのような期間を選んでも、重要な要素は、電子メールのリストがあなたがそれに取り組んでいる間に新しいエントリに閉じているということです。
メール受信トレイの毎日の処理を行う理由
あなたがメールをより頻繁に処理しなければならない限り、私はあなたに毎日の処理を試みることを勧めます。 それにはさらなる利点があります：
- あなたは、即座に返答の前例を守ってはいません。これは、満たすことができないコミットメントです。
- 毎日のスケジュールは簡単に保存して覚えておくことができます。
- メッセージの種類ごとに最適な時刻を選択できます。
最も簡単なメールをまず処理してください！
これがあなたのスタイルではない場合でも、
- 一番簡単なメッセージを最初から外して実験してください。
一層挑戦的な電子メールになれば、着実に進歩しているので、もう少し先に進んでいます。 複雑さを簡単にスキャンして簡単に調べるならば、解決策を検討する時間もかかりました。
私の一日を逃した場合、私の受信トレイを空にする？
あなたが旅行や休暇のために数日を欠場すれば、それは大きな問題ではありません。
- 彼らが昨日到着したかのように電子メールを扱う。
しばしば、2日か1週間の電子メールを通って行っても、1日を処理するよりも多くの時間と労力がかかりません。
電子メールの山が高すぎて一日で対処できない場合は、別の戦略を参考にしてください。
電子メールのバックログをクリアする方法
電子メールのバックログを取り除くには：
- 新しいフォルダを作成します。
- 未処理のメールを受信トレイからそのフォルダに移動します。
- 毎日、何かの前に、バックログフォルダ内の少なくとも1つのメッセージで何かをしてください。
- あなたはそれに返信する必要はありません。 あなたはそれを提出する必要はありません。 しかし、何かをしてください。 たとえば、回答に役立つサイトを検索します。 または、あなたを助けることができる誰かの電子メールアドレス （または番号）を参照してください。
- ある日、あなたはその最低限のことをします。 すばらしいです！ 他の多くの場合、一度にメッセージのヒープを処理します。 すばらしいです！
- 上記のように新しいメールをすべて処理します。
私はMark Forsterの「Do It Tomorrow」と「Time Managementの他の秘密」 （価格比較）から、これらの戦略を学んだことがあります。時間管理の分割払い。