あなたが店のオーナーまたはマネージャーである場合は、正しいデータベースを持つことの重要性をすでに正確に知っています。 在庫と輸送から従業員と顧客に至るまで、遅い日でも多くのデータ保守が必要であることがわかります。 実際の質問は、どのような種類のデータベースが必要かということです。 うまくいけば、あなたはMicrosoft Excelでこの情報を維持しようとはしませんでした。 必要な場合は、Microsoft Accessのような基本データベースを使い、データをデータベースに簡単に転送できるようにすることを検討してください。
あなたが走っている店の種類とサイズは、どのような種類のデータベースが最も理にかなっているかに大きな違いをもたらします。 あなたのお店が農家の市場に定期的に設置されている場合は、レンガやモルタルの店とはまったく異なるニーズがあります。 食品を販売する場合は、在庫の一部として有効期限を追跡する必要があります。 小売店がオンラインの場合は、手数料、配送料、レビュー情報を追跡する必要があります。 しかし、インベントリやキャッシュフローなど、すべての店舗に共通する事項がいくつかあります。 特定のニーズに合わせて最適なデータベースを決定するために、以下の点を考慮する必要があります。
データベースで追跡する情報
小売店を経営するには、さまざまな側面を追跡する必要があります。 在庫に目を留めておく必要があるだけでなく、商品（ビン、ハンガー、スタンド、ケースなど）、商品の価格を表示するための備品、請求書、販売情報、およびクライアント情報が含まれます。 追跡することがたくさんあり、データベースによって店舗管理がはるかに容易になります。
運送など、追跡する必要があるため、オンラインショップは管理が難しい場合があります。 データベースを使用すると、顧客や販売履歴を絶えず参照しなくても、これらのさまざまな面をすべて処理することがかなり簡単になります。 レポートなどの情報をエクスポートしてデータベースにアップロードすることもできるため、手動入力の問題に対処する必要はありません。
購入するかビルドするかを決める
データベースを購入するか構築するかは大きな疑問です。ビジネスの規模と所在地によって異なります。 あなたが始まったばかりで、あなたの手には時間がありますが（現金は非常に限られています）、独自のデータベースを構築することは、あなたのユニークなニーズに特化した最適な方法です。 これは、オンラインショップを始めたばかりの場合に特に当てはまります。 オンライン小売店を開く直前にデータベースを起動すると、在庫と始点をよりよく把握できます。 これは簡単にアクセス可能な素晴らしいデータです。税務シーズンになると、在庫データとクライアントデータの上に留まるのに役立ちます。
より大きなビジネス、特にフランチャイズのようなものを持っている場合は、データベースを購入する方がより効果的です。 それはあなたがそうしなければ忘れるかもしれない事のすべてを通してあなたを助けます。 確かに、データベースを作成して管理する時間がないので、すべての拠点をカバーするのが最善です。 あなたはいつも自分の修正を加えることができます。
正しいデータベースプログラムを見つける
データベースプログラムを購入する場合は、さまざまなオプションの調査に多大な時間を費やす必要があります 。 小売店の種類には幅広い種類があり、データベース市場はその異なる種類のユニークなニーズに合わせて調整されています。 あなたが農産物や食料品を扱っている場合は、生鮮食品を追跡するのに役立つものが明確に必要です。 宝石店がある場合は、貴重品の保険を追跡する必要があります。 オンラインでの存在とブリック・モルタル施設を持つお店には、在庫、手数料、税金、およびビジネスの管理面でさまざまな角度をカバーするものが必要です。 特定の商品を売却する場合は、早期に知っておく必要があります。そのため、店頭でオンラインで売り切れをすぐにマークすることができます。
始める前に、追跡する必要があるすべてについて考えて、考慮するデータベースに最小限のアイテムがあることを確認してください。 市場にはたくさんのデータベースがあるので、必要なものすべてを非常に合理的な料金で入手できるはずです。
独自のデータベースの作成
独自のデータベースを作成する場合は、使用するプログラムを決定する必要があります。 Microsoft Accessは強力で比較的安価であるため、プログラムに移行する傾向があります。 他のMicrosoftソフトウェアからデータをインポートしたり、エクスポートしたりすることができます（これは、Excelで情報を追跡している場合に非常に役立ちます）。 電子メール、販売手紙、その他の文書（WordとOutlookの両方）をデータベースに読み込んでテンプレートにすることもできます。 アクセスには、かなりの数の空きテンプレートとファイルがあるという利点があり、最初から完全に開始する必要はありません。 無料のテンプレートを選択し、データベースに必要なものがすべて含まれるように必要な変更を加えることができます。
メンテナンスの重要性
どのようにデータベースを取得しても、引き続きデータベースを有用なものに保つ必要があります。 在庫、住所、課金の変更、売上合計などの状況に追いついていない場合、データベースは目的を持たない別のフィクスチャーにすぎません。 あなたの簿記と同じ方法であなたのデータを考えてください。 あなたがすべての取引と変更に追いついていないなら、それはあなたを困らせるでしょう。 非常に役立つかもしれませんが、始めに管理するIT担当者を持つ必要はありません。 しかし、店舗が大きくなればなるほど、データの保守と管理に専念する必要があります。