あなたが知るべきネチケット
誰もが毎月少なくともいくつかのビジネスコミュニケーションのために電子メールを使用していますが、私たちはプロの仕事をするために毎日のツールとして電子メールを使用しています。 私たちは、電子メールを使用して、顧客、チームメイト、上司、可能な新規採用者または新しい雇用者と連絡を取ります。 そして、はい、これらの人々は、明確かつ専門的な文書を作成する私たちの能力によって私たちを判断します。
電子メールのエチケット、すなわち「ネチケット」は、ワールドワイドウェブの27年間にわたって存在しています。 ネチケットは、あなたの電子メールに敬意と能力を示す方法について広く受け入れられているガイドラインです。 悲しいことに、ビジネス設定のための電子メールのネチケットを学ぶ時間が一度もない人がいます。 さらに悪いことに、電子メールのネチケットと、ゆるやかで非公式のテキストメッセージを混同している人がいる。
不完全に作成された電子メールが、顧客、上司、または潜在的な雇用者との信頼関係を失わせないようにしてください。 ここでは、あなたにうまく役立つ電子メールのネッケット規則があり、職場での恥ずかしさを取り除きます。
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送信する前に最後にメールアドレスを挿入してください。
これは直感的ではないようですが、これは優れた形式です。 電子メールアドレスに電子メールアドレスを追加する前に、書き込みと校正の最後までお待ちください。 このテクニックを使用すると、コンテンツを完成させて校正する前に、間違ってメッセージを送信してしまうという恥ずかしさを軽減できます。
これは、雇用申請書の提出、顧客の質問への回答、または悪いニュースのチームへの連絡など、機密性の高い内容の電子メールの場合、特に重要です。 このような場合、 電子メールアドレスを延期すると、しばらくあなたのメールを離れてあなたの考えを収集し、あなたの言葉をあなたの心の中でリハーサルする必要がある場合、安全性が増します。
電子メールに返信していて、内容が敏感であると考えている場合は、送信準備が整うまで受信者の電子メールアドレスを一時的に削除してから、アドレスを追加し直してください。 または、受信者の電子メールアドレスをメモ帳ファイルまたはOneNoteページにカットアンドペーストし、電子メールを書き、電子メールアドレスを切り取って貼り付けることもできます。
私たちにこれを信じてください：オーサリング中に空白のメールアドレス行があると、あなたは相当な悲しみを一日節約できます！
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あなたが正しい人にメールしていることを3回チェックします。
これは、大企業や政府部門で働く場合に特に重要です。 機密メールを「Mike」または「Heather」または「Mohammed」に送信しているときは、電子メールソフトウェアが予測可能な完全な住所を入力する必要があります。 このような人気のある名前は、あなたの会社のアドレス帳に多くの結果をもたらします。そして、あなたは後であなたの副社長に偶然、またはアカウンティングの人々に秘密の返信を送ることができます。
上記の＃1ネチケットルールのおかげで、あなたは最後までアドレッシングをしていますので、送信する前に最後のステップとして受信者の電子メールアドレスを3回チェックする必要があります。
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特に大企業では、「すべてに返信する」を避けてください。
何十人もの人に送信された放送を受信したときは、送信者に返信することが賢明です。 これは、大きな配信リストを持つ会社のブロードキャストの場合に特に当てはまります。
たとえば 、ジェネラルマネージャーは南側の駐車場について会社全体にメールを送り、従業員が支払う番号付きの割り当て済みの屋台を尊重するように求めます。 「すべてに返信」をクリックして、他の従業員があなたの車に侵入して塗料を傷つけていると不満を持ち始めると、会社になることによってキャリアの進歩を傷つける可能性があります。
誰もそれに当てはまらないメッセージを受け取ることを望んでいません 。 さらに、放送フォーマットで放映された個人的な苦情について、グループやヒアリングに不平を感じる人はいません。
この偽のパスを避けて、デフォルトのアクションとして送信者への個別の返信を使用します。 間違いなく以下のルール＃9も参照してください。
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口語表現の代わりにプロフェッショナルな挨拶を使用します。
専門的なEメールを開始するには、次のようないくつかの方法があります。
1.午後、チャンドラさん。
2.こんにちは、プロジェクトチームとボランティア。
3.こんにちは、ジェニファー。
4.おはよう、パトリック。
どのような状況下でも、以下を使用してプロのメールを開始しないでください。
1.ねえ、
2.すっごく、チーム！
3.こんにちは、ジェン。
4.Mornin、Pat。
「ちょっと」、「よ」、「しょ」のような口語の表現は、あなたにとって親切で温かく見えるかもしれませんが、実際にはビジネスの場面であなたの信頼性を蝕むことになります。 あなたは確かに会話でこれらの口語を使用することができますが、あなたが他人と信頼関係を築くことができたら、ビジネスメールでこれらの言葉を使うのは悪い考えです。
また、 'mornin'のようなスペルのショートカットを使用するのは悪いフォームです。 その人が明示的に要求していない限り、誰かの名前を短縮することは非常に悪い形です（Jennifer - > Jen）。
インテリジェントなビジネスコミュニケーションと同様に、正式すぎることを忘れて、エチケットと敬意を信じることを実証するのは賢明です。
05の10
あたかもプロの評判がそれに依存しているかのように、すべてのメッセージを校正してください。
そして確かに、あなたの評判は、貧弱な文法、綴りの悪い、そして不当な言葉によって容易に解体されます。
誤って「 あなたが あなたの数学を確認する必要がある 」と言ったときに、 「 あなたはあなたの メタ を確認する必要があります」 、 「 Ala 」 を送信した場合、あなたのプロフェッショナリズムがどのようにヒットするかを想像してみてください。 あるいは、 明日のインタビューをすることができたら、 「 私は 明日の懇談会をすることができます」と言ったら、
あなたが送るすべての電子メールを校正します。 あなたの専門的な評判がそれに依存するかのようにしてください。
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簡潔で明確な件名は不思議に満ちています。
件名は、コミュニケーションのタイトルとメールの要約とタグ付けの両方のために、後で簡単に見つけることができます。 内容と必要なアクションを明確に要約する必要があります。
たとえば、件名：「コーヒー」はあまり明確ではありません。
代わりに、 'スタッフのコーヒーの設定：あなたの応答が必要です'
2番目の例として、件名「 あなたの要求 」はあまりにも曖昧です。
代わりに、「 駐車場に関するあなたのリクエスト：詳細が必要です」のような明確な件名を入力してください 。
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ArialとTimes Romanの2種類の古典的なフォントのみを使用し、黒色のインクを使用します。
あなたの電子メールにスタイリッシュなフォントのフェイスと色を加えて華やかにするのは魅力的ですが、黒12ピントまたは10ピントのArialまたはTimes New Romanを使用する方が良いでしょう。 TahomaやCalibriのような同様の亜種も問題ありません。 特定のフレーズや箇条書きに注意を引く場合は、赤いインクや太字のフォントを適度に使用すると非常に便利です。
問題は、あなたの電子メールがインコヒーレントで 焦点が合わ なくなることが 始まるか、あなたの邪悪な、あるいは破壊的な態度を伝え始めるときです。 ビジネスの世界では、人々はコミュニケーションが信頼でき、明確で簡潔で、装飾的で気を散らすものではないことを望んでいます。
08の10
皮肉なことや否定的な音を避けてください。
電子メールは常にボーカルの変奏曲やボディーの言語を伝えることができません。 あなたが電子メールに入れられたら、あなたは直接的かつ直接的であると思いますが、実際には過酷で意味があるかもしれません。 「してください」と「ありがとう」という言葉を使用しないと、負の流れが生じます。 あなたがユーモラスで明るいと思っているものは、実際には謙虚で無礼に伝わるかもしれません。
電子メールで敬意を表する気質と個人的な態度を提供するには、実践と多くの経験が必要です。 それはあなたがそれを送る前に自分自身や他の誰かに大声で電子メールを読むときに役立ちます。 電子メールに関する何かが重大と思われる場合は、書き直してください。
メールの中に何かの音色を伝える方法がまだ残っている場合は、電話を受け取り、メッセージを会話として配信することを真剣に検討してください。
覚えておいてください。電子メールは永遠です。一度そのメッセージを送信すれば、それを元に戻すことはできません。
09/10
世界はあなたの電子メールを読んでいると仮定し、それに応じて計画してください。
実際、電子メールは永遠です。 数秒で数百人に転送することができます。 それは、法執行機関や税務監査人が依頼して調査する必要がある場合に呼び出すことができます。 それはニュースやソーシャルメディアにも組み込むことができます。
これは広範囲で恐ろしい責任ですが、それは私たち全員が肩を並べるものです。あなたが電子メールで書いたことは、容易に一般に知られるようになります。 あなたの言葉を慎重に選んでください。あなたがそれを噛み砕く可能性があると思うなら、メッセージをまったく送らないことを真剣に検討してください。
10の10
常に短く上品な「感謝」と署名のブロックで終わります。
「ありがとう」や「してください」のような細かい点は測定できません。 また、プロフェッショナルな署名ブロックを追加するのに数秒かかると、細部への注意力に関する話題や、あなたの名前や連絡先情報を刻印してコミュニケーションの所有権を握ることができます。
こんにちは、Shailesh。
TGI Sportswearの刺繍サービスにお問い合わせいただきありがとうございます。 あなたのチームのためのスポーツジャケットのオプションについてもっとお話するために、私は電話であなたと話すことがとてもうれしく思います。 今週末に私たちのショールームを訪れてもらうこともできます。私はあなたのサンプルを直接見せてくれるでしょう。
電話番号は何番ですか？ 私は今日午後1時以降に話すことができます。
ありがとうございました、ポール・ジャイルズ
クライアントサービスのディレクター
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