アップルのコラボレーティブワープロである Pagesでは、数分で差し込み印刷を作成できます。 差し込み印刷は、書簡など大量の郵便を作成するためのツールです。 メールマージには、名前や住所などの一意のデータだけでなく、各文書全体で標準的な情報が含まれています。 たとえば、差し込み印刷を使用して、郵送用ラベル、予定リマインダー、支払期日通知を印刷したり、顧客に新しい製品や販売に関する情報を送信することができます。
Pagesで差し込み印刷を作成するには、プレースホルダテキストでドキュメントを設定し、データソースをドキュメントに接続し、プレースホルダをデータソース内の対応するデータにリンクします。 完了したら、マージされた文書の印刷または保存を選択できます。
3つの異なるアイテムが差し込み印刷に使用されます。
- データファイルは、受信者が保存されている場所です。
- フォームファイルは、マージをデザインする場所です。
- 完成したドキュメントは、データファイルのデータとマージドキュメントのテキストを結合して、受信者の個々のドキュメントを作成します。
このチュートリアルでは、既存のデータファイルを使用して簡単な差し込み印刷を作成する方法について説明します。
フォームファイルを作成する
データをマージする前に、新しいフォームファイルを作成する必要があります。これは、データファイルから各ビットの情報をどこに配置するかをページに指示するロードマップの一種です。
これを行うには、新しいドキュメントを開き、すべてのマージされたドキュメントに表示する情報のすべての項目のデータフィールドを含め、好きなようにデザインします。 プレースホルダーのテキストを挿入して、各項目を表示します。 たとえば、「First Name」と入力すると、各受信者の名が表示されます。
データファイルの選択
ドキュメントテンプレートを作成したら、データソースにリンクする必要があります。
- キーボードでCommand + Option + Iを押すと、 インスペクタウィンドウが開きます。
- [ リンクインスペクタ ]タブを選択します。
- [ マージ ]タブをクリックします。
- 選択をクリックしてデータソースを選択します。 アドレス帳を選択するか、Numbersドキュメントのデータソースに移動します。
マージフィールドの追加
これで、データソースをドキュメントテンプレートのプレースホルダテキストに接続する必要があります。
- ドキュメントテンプレートのプレースホルダテキスト要素を選択します。
- Merge Inspectorウィンドウの+アイコンをクリックします。
- メニューから[ マージフィールドの追加 ]を選択します。
- 「 ターゲット・ソース」列のドロップダウン・メニューからインポート・データを選択します。 たとえば、 First NameをFirst NameプレースホルダテキストにリンクするにはFirst Nameを選択します。
- すべてのプレースホルダーテキストがデータソース内のデータにリンクされるまで、これらの手順を実行します。
あなたのマージを仕上げる
データファイルに接続してフォームファイルを作成したので、マージを完了します。
- 編集/差し込み印刷を選択します。
- Merge To：宛先を選択します。プリンタまたはドキュメントを表示して保存することができます。
- [ マージ]をクリックします。