ソーシャルネットワーキングはますます人気が高まっていますが、電子メールはメッセージングの最も決定的な選択肢です。この近代的な世界でも数多くのアプリがありますが、他のすべての電子コミュニケーションフォームを簡単に上回ります。 メールの管理は、特に中小規模の企業にとっては高価な機能であるように見えるかもしれません。また、いくつかの管理者は、費用対効果の高いソリューションを探しています。
多くの企業では、スパム送信者が送信スパムを送信し、 メールサーバーを介して大量の受信スパムを送信するという絶え間のない努力のために、独自のメールサーバーを実行することは困難な作業です。 このような問題に直面している企業のほとんどは小規模から中規模の企業であるため、メールサーバーを適切に構成して実行し、そのような脅威を管理するための社内の技術的解決策は不十分です。 このため、いくつかの企業が、外部のサービスプロバイダに彼らのニーズをかなりのコストで委託しているのです。
しかし、単なるコストだけではありません。 これらの要件を外部委託することは高価な事ではないように思われるかもしれませんが、以下の隠されたリスクも伴います。
1.ビジネスは、独自のメールセキュリティの制御を失います。 アウトソーシング企業は、サーバーベースの認証と暗号化を管理しています。これは、機密通信に追加の暗号化が必要になる可能性がありますが、企業の所有者はそれ以上はありません。
2.アウトソーシング会社の利用規約は、時折、メールの内容をスキャンして広告を目指すのを助けるため、機密性やプライバシー侵害のリスクをさらに高くする可能性があります。
3.他の企業とメールサーバーを共有すると、他社の担当者がそのメールサーバー経由でスパムメッセージを送信すると、配信の問題が発生する可能性があります。 これは、アウトソーシング会社がスパムを検出してブロックすることができない場合、リスクを増大させる可能性があります。
4.最大のハードルは、他の企業がすべてのメッセージの内容を見ることができるということです。 場合によっては、メッセージコンテンツがアウトソーシング会社のサーバーに無期限に保存されることがあります。 これらの短所は重要です。
機密性と信頼性の高い電子メールシステムを必要とする中小企業にとって、外注するかどうかを決定するのは難しい決定です。 スモールビジネスでは、これらのガイドラインに従ってスパムフィルタリングされた安全なメールサーバーを実行することは可能です。
良いISPまたはホスティングプロバイダを選択する
ISPを選択するときは、悪用やスパムの問題を処理する能力があることを確認してください。 独自の電子メールサーバーを管理している場合、ISPがネットワーク上で悪用やスパムを繁殖させないようにすることが非常に重要です。 ホスティングプロバイダまたはISPプロバイダがネットワーク上でこれらの問題を適切に管理するためには、ドメインとIPの評判を検証するための多くのリソースがあります。
可能な限りインバウンドスパムを拒否する
正当なメールをブロックすることなくメールボックスに届く受信スパムの量を減らすことができるドメインデータベースとIPアドレスは数多くあります。 メールの量がそれほど多くない場合、これらのデータベースは自由に使用できます。 しかし、これらを適切に使用することが不可欠です。
アウトバウンドスパムを阻止する
迷惑メールの主な原因は、会社内の個人や個人が迷惑メールを送信することや、他人が自分のIPアドレスを使用して迷惑メールを送信することができるセキュリティ問題のためです。
最初のケースでは技術的な解決策はありませんが、マーケティング担当者全員が、バルクでの郵送に使用されるすべての電子メールIDが、確認されたオプトインプロセスによって製品に関するメールを受け取るよう特に要求している必要があることを知っておく必要があります。
2番目のケースがより一般的です。 スパムのほとんどは、マルウェアトロイの木馬やウイルス、オープンリレー、アカウントの破損、Webサーバーの侵害などのカテゴリに属するセキュリティ問題が原因です。 これらの問題は、スパムの問題を防ぐために適切に対処する必要があります。
ログ監視
あなたのメールサーバーを監視するために、時間をかけたり、電子メールカウントに基づいて自動メカニズムを確立したりしてください。 ドメインまたはIPアドレスの評判が悪化し始める前に、問題を検出し、できるだけ早く是正措置を実施することで、実際のメールフローに対するインシデントの影響が実際に減少する可能性があります。
社内のメールサーバーは、確かに中小企業にとってはより現実的な選択肢です。 機密性やプライバシーの問題を真剣に検討する必要がある場合は、自分のメールサーバーを選択する必要があります。 上記の点を考慮すれば、自分のメールサーバーを実行するのは圧倒されるべきではありませんが、それよりもずっと簡単です。
最適な解決策は、100％の機密性と信頼性を保証する信頼できるメールホスティングプロバイダを見つけると同時に、独自のメールサーバを管理することの苦痛からあなたを救うことです。