グループウェア、コラボレーションソフトウェアの定義と利点
グループウェアという用語は、コンピュータでサポートされているいくつかのタイプの共同作業環境を参照しています。 コラボレーションソフトウェアは、バージョン管理されたドキュメントを作成および更新し、オンラインコンテンツを管理し、カレンダーや受信トレイなどの資産を共有し、チャット/メッセージング機能を通じて共有するポータルとして機能します。
グループウェアは、ドキュメントコラボレーションのためのOnlyOfficeプラットフォームや、データ管理のためのIntuit Quick Baseプラットフォームのように、スタンドアロンのツールです。 他のケースでは、グループウェアはコンテンツ管理システム（WordPressなど）やフル機能のイントラネット（SharePointなど）のように機能します。
グループウェアという用語は、非常に幅広いソフトウェア実装と非常に特殊なソフトウェア実装の両方をカバーしています。 しかし、どの定義にも共通するのは、複数のユーザーが同じツールとプロセスを使用して同じ環境で共同作業するということです。
グループウェアの利点と特長
グループウェアは、オンサイトワーカーと地理的に分散したチームメンバーの両方がインターネットまたはイントラネット上でお互いに働くことを可能にします。 これらのソフトウェアアプリケーションには、通常、 多くの利点があります 。
- 認証とロギング -グループウェアにアクセスするための標準的な方法、誰が何をするかのログ、法的な発見要件を満たすレコード
- コミュニケーションツール、スレッドディスカッショングループ、プライベートメールボックス
- インタラクティブな作業 -ポール、リアルタイムファイル編集、共有タスク管理
- 検出可能性 - 堅牢な検索ツールでサポートされているファイルと情報資産の中央ストレージ
- コーディネートされたワークフロー - 承認、レビュー、校正などを処理するグループウェアによって管理され、プロジェクト管理プロセスのサポート
- エンタープライズナレッジ管理 -内部ウィキ、保護された参照ドキュメント、グループブックマーク、共有パスワードリポジトリ、バージョン管理履歴
- ソーシャルエンゲージメントと評判管理 -ユーザーグループ、プロフィールバッジ、ユーザーによるプロファイルカスタマイズ、ユーザーレベルによるユーザーの関与とユーザーエンゲージメントコンテスト
グループウェアを使用することで利益を得るのは、大企業の従業員だけではありません。 起業家とフリーランサーにとって、これらのツールを使用すると、ホームオフィスの安心して、リモートクライアントとプロジェクトを簡単にファイル共有、コラボレーション、および通信できます。
異なるグループウェアソリューションは、異なる機能をサポートします。 ほとんどのグループウェア環境は、上に挙げたすべての機能を提供しているわけではありませんが、多くは異なる組み合わせでサブセットを提供しています。 特定のビジネスニーズに適したグループウェアソリューションを選択する上での課題の1つは、潜在的なプラットフォームが提供する機能を組織のニーズに合わせて調整することです。
グループウェアソフトウェアの例
IBMのLotus Notes（またはLotusのWebサイトごとのLotusソフトウェア）は、最も初期のコラボレーションソフトウェアスイートの1つであり、現在でも多くのオフィスで使用されています。 Microsoft SharePointは、大企業でよく確立されているもう1つの主要なグループウェアソリューションです。
主要な包括的なグループウェアスイートは、IBMとMicrosoftの提供を超え、以下を含みます。
- G-Suite - メール、ドキュメント、ソーシャルコラボレーションのGoogleのプラットフォーム
- Zoho One - 中堅企業向けビジネス向けスイート
- Salesforce - 顧客関係管理のためのプラットフォーム
さらに、対象となるユースケースを備えたグループウェアの繁栄したエコシステムは、より高価な包括的なグループウェアスイートと共に、または代わりに、最高のソリューションを追求する柔軟性を提供します。
- 人気の高い有料プロジェクト管理ツールBasecamp
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- クラウド内に完全なオンラインアカウンティングシステムを提供するXero
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