電子メールを読んだり、どこでも返信をするのは簡単です。 しかし、それは気になることではありません。
送信者には即座に赦免を求めることができ、電子メールでは「不在時」の自動応答者を求めることもできます。 Outlook for Macには2つの種類があります.1つは、サーバーからの自動返信があるExchangeアカウント用で、他の種類の電子メールアカウントではそれ自体です。
Exchangeを使用してOutlook for Macで不在時の自動自動返信を設定する
Exchangeアカウントが新しいメッセージに自動的に返信されるようにするには（Outlook for Macが実行されていなくても）
- ツール| Out of Office ... Outlook for Macのメニューから。
- [ 不在時にメッセージを送信する]が選択されていることを確認します 。
- 返信先のメッセージに次のメッセージを入力します。
- あなたの不在時にあなたを郵送する人が個人的な答えを期待できる場合、またはその人を含む。 これはあなたが帰ってからしばらく時間がかかるかもしれません。
- Moreオプションが表示されていることを確認します 。
- いつあなたが利用できなくなるかを知っている場合：
- 間に私がオフィス外にいることを確認してください。
- [開始日]にメールの後ろに残す日時を入力します。
- [ 終了日]に戻る日付と時刻を入力します。
- Exchangeで組織内のユーザーだけでなく、
- 私の会社の外に返信を送信する：チェックボックスがオンになっていることを確認します。
- アドレス帳の連絡先のみ、または社外の誰かを選択します。
- 組織外の送信者の不在応答のメッセージを入力するには、以下を使用して、会社外の各送信者に一度返信します 。
- たとえば、世界のこのメッセージに連絡先の詳細を記載することはできません。
- [ OK]をクリックします。
他の電子メールアカウントを使用してMac用Outlookで不在時自動受信を設定する
Outlook for Macが実行中であれば自動的にメッセージに返信し、Exchange以外のアカウントのメールを取得するには：
- ツール| ルール... MacのOutlookのメニューから。
- 不在時の自動返信を設定するアカウントに応じて、 IMAPまたはPOPカテゴリに移動します。
- +をクリックします。
- ルール名：の下に「不在時の自動返信」と入力します 。
- Ifの下にすべての条件が満たされていることを確認します 。
- すべてのメッセージを唯一の基準として選択します 。
- あなたのアドレス帳の人にのみ自動返信を送信するには、連絡先から読むという基準を作成します。
- 次に 、最初のアクションとして返信を選択します。
- 返信テキスト...をクリックします 。
- 不在時の自動応答者に必要な応答を入力します。
- [ OK]をクリックします。
- 必要に応じて、リストの2番目のアクションを強調表示し（ カテゴリの設定なし ）、 アクションの削除をクリックします。
- [ これらの基準を満たすメッセージに他のルールを適用しない]チェックボックスがオフになっていることを確認します。
- Enabledが選択されていることを確認してください。
- [ OK]をクリックします。
- 他のルールがある場合は、青い上向き矢印ボタンを使用して、新しい「不在時の自動返信」ルールが、必要なすべてのメッセージに適用されるのに十分早く到着することを確認します。 （ルールをメールに分類する前に、特定のメッセージをファイルに保存したり削除したりすることはできませんが、これらのメッセージの処理は停止します。
- 他のタイプのアカウントも持っている場合は、 POP （またはIMAP ）のルールを繰り返し設定します。
- [ Rules]ウィンドウを閉じます。
Outlook for Macで不在時の自動応答ルールを無効にするには、次の操作を行います。
- ツール| ルール...メニューから
- 自動返信を設定する場所に応じて、 POPまたはIMAPを強調表示します。
- 「不在時の自動返信」ルールがチェックされていないことを確認します。
- ルールを確認することで、後で簡単にルールを再び有効にすることができます。
- [ Rules]ウィンドウを閉じます。