紙文書を電子化することがあなたのホームオフィスを（または、あなたの家のために）整理することに大きな助けになる理由はたくさんあります。 まず、引き出しやファイルに詰め込まれた余分な紙を取り除くか、貴重な机のスペースを取ることができます。
デジタルファイル（PDFも含む）は、通常はプリンタに付属の光学式文字認識（OCR）ソフトウェアを使用して検索可能なファイルに変換することができます（HPは、OCRの仕組みとその作業を簡略化する方法について説明するあなたの人生を簡素化する）。
それは、あなたの情報が部屋を占有しているだけでなく、紙に書かれているよりもはるかに見つけやすいことを意味します。 また、CDやDVD、フラッシュドライブ、オンラインストレージ施設、または上記のすべてで、好きなようにデジタルファイルを保存できます。 だから、何かが必要なときに、それを手に入れることができます。
ホームファイルのデジタル化を開始すると、人生をよりシンプルにするために整理された一連のファイルを作成するのに最適なタイミングです。 必要な書類のカテゴリを考え、それぞれのフォルダを設定します。 1つのフォルダ内のクレジットカード領収書。 別の自動車保険書類; 電話請求書、食料調達領収書、住宅修理代金などは、すべて別々のフォルダを与えることができます。 各フォルダ内で、年（または月）ごとにサブフォルダを作成します。 組織化されたシステムで始めて、新しい領収書がスキャンされるたびにシステムを再配置しようとするよりも、正しいファイルに新しい書類を追加するほうが簡単です。
スキャナまたはプリンタにOCRソフトウェアが付属していることを確認してください（ABBYY FineReaderソフトウェアは、多くのプリンタとスキャナでパッケージに入っているようです）。 あなたが何かを見つけることができない場合、慌てないでください。 Windowsを使用している限り、あなたのコンピュータにはすでにまともなOCRソフトウェアがインストールされている可能性が高いです。 クールなOCRソフトウェアは、編集可能な文書を作成するためにスキャナと一緒にそのソフトウェアを探して使用するプロセスを案内します。
もちろん、それは別の重要なポイントをもたらします：あなたがこの作業をするなら、少なくともドキュメントスキャナーを持っている必要があります。 それは高価である必要はない、または派手である必要はありません。 あなたが持っていなければ、今は1つを探すのに良い時期です。 いくつかの最高の買物のためのフォトスキャナとドキュメントスキャナのこれらのレビューから始めてください。 別のスキャナーを必要としない場合は、安価なオールインワンプリンタが完全にうまく機能します。
だからここには難しい部分があります。 システムをセットアップするのは難しいことではありません。 書類をスキャンすることさえ難しくありません。 難しいことは、新しい領収書や書類を受け取るたびに自動的に行うことです。 さもなければ、紙は再び積み重なり始め、あなたはあなたの時間を無駄にしているかのように感じるでしょう。 だからそれにこだわる！