完全バックアップを作成してGmailのメールとフォルダを保存する
Gmailのサービスは堅牢で、Googleがうまくサポートしています。 ただし、主にウェブベースのメールソリューションであるGmailは、接続を失った場合には利用できません。 さらに、無料のGmail環境が提供するものを超えて、何らかの形での文書の保持と回復機能が必要な商用目的でGmailアカウント（または有料のG Suiteアカウント）を使用する人もいます。
状況にかかわらず、重要なメッセージがないことを保証するために、いくつかの異なるアーカイブソリューションを使用してください。
OutlookまたはThunderbirdを使用してGmailメールをダウンロードする
OutlookやThunderbirdなどのデスクトップメールクライアントを使用してGmailメールをPOP3としてダウンロードします。このメールは実際にメールクライアントにローカルに保存されます。 メッセージを電子メールソフトウェアに保存するか、重要な電子メールをハードドライブのフォルダにコピーすることをお勧めします。 転送とPOP / IMAPの Googleアカウント設定でPOP3アクセスを有効にする必要があります 。 また、メールクライアントにPOP for Gmailを設定するための設定手順もあります。
POP3検索の唯一の欠点は、PCが壊れたり、ローカルフォルダが破損したりすると、アーカイブが失われてしまうことです。
メールプログラムでGmailをIMAPとして設定することもできます。 この方法では、クラウドから電子メールをクラウドに同期させるので、すべての電子メールがGoogleのサーバー（または別のWebメールプロバイダ）から消えた場合、電子メールクライアントが空のサーバーに実際に同期してローカルコピーを削除する可能性があります。 IMAP経由でGmailにアクセスする場合、メッセージをハードディスクとしてローカルにドラッグするか、バックアップとして保存することができます。 もちろん、サーバー上の問題が発生する前に、定期的にこれを行う必要があります。 もっと "
Googleテイクアウトからアーカイブをダウンロードする
Google Takeoutサイトにアクセスして、Gmailアカウント全体のワンタイムアーカイブをダウンロードしてください。
- テイクアウトにアクセスし、アーカイブに興味のあるアカウントのアカウント情報でログインします。 ログインしたアカウントでのみテイクアウトを使用できます。
- Gmailを選択し、必要に応じて、エクスポートする他のGoogle関連データも含めます。 Gmailのプルダウンメニューでは、古いメールをすべて必要としない場合に備えて、エクスポートする特定のラベルを選択できます。
- 次へをクリックします。 Googleでは、次に進む前にカスタマイズする必要がある3つのオプションを提供しています。
- ファイルの種類。 コンピュータが処理できるファイルの種類を選択します。 デフォルトでは、あなたにZIPファイルを与えますが、Gzipされたtarballにも抽出をサポートします。
- アーカイブサイズ。 大きなアーカイブの個々のセグメントについて、コンピュータが処理できる最大のファイルサイズを選択します。 ほとんどの場合、2 GBの制限が適切です。
- 配送方法。 テイクアウトには、完成したアーカイブファイルをどこに置くかを指示します。 直接ダウンロードリンクから選択するか、権限を与えた後でGoogleドライブ、Dropbox、またはOneDriveに直接転送します。
- アーカイブが完了したら、Googleからメールが届きます。
Gmailアーカイブファイルは、非常に大きなテキストファイルであるMBOX形式で表示されます。 Thunderbirdのような電子メールプログラムは、ネイティブでMBOXファイルを読み取ることができます。 非常に大きなアーカイブファイルの場合、テキストファイルを解析するのではなく、MBOX互換の電子メールプログラムを使用する必要があります。
Google Takeoutでは、Gmailアカウントのスナップショット・イン・タイムビューを提供しています。 増分アーカイブはサポートされていないため、特定のラベルに限定されていない限り、すべてを取得します。 必要に応じてテイクアウトアーカイブをリクエストできますが、テイクアウトを繰り返すデータ抽出には効率的ではありません。 暦年に1度よりも頻繁にデータを取得する必要がある場合は、別のアーカイブ方法を探してください。
オンラインバックアップサービスを使用する
Backupifyは、Facebook、Flickr、Blogger、Googleカレンダーと連絡先、LinkedIn、Twitter、 Picasaウェブアルバムなどの個人情報をバックアップします。 あなたがサービスを支払う前に無料で15日間の試用をしてください。
または、UpsafeまたはGmvaultを試してください。 Upsafeは最大3GBのストレージを無料で提供し、Gmvaultはマルチプラットフォームをサポートし、堅牢な開発者コミュニティを持つオープンソースプロジェクトです。 もっと "
データルールを使用した選択的アーカイブ
すべての電子メールを必要としない場合は、電子メールアーカイブに対するより選択的なアプローチを検討してください。
- 転送 。 保管したいメールを受け取ったら、別の場所のアーカイブアカウントに転送してください。 送信したもののコピーを保持するには、そのアーカイブアカウントの電子メールアドレスをBCC回線で使用します。
- 自動転送 。 受信したすべてのメール （またはBCCのすべての送信メール）を特定のメールアドレスにコピーまたはブラインドコピーするようにGmailに指示します。
- IFTTTレシピ 。 一般的なIf This Then Thatウェブサイトでは、レシピ（本質的に、Xイベントが発生したときにYイベントが続くことを規定したスクリプト）を作成して、特定のアクティビティをトリガーする特定のGmailアクションを設定できます。 IFTTTレシピは、カスタムルールを設定し、Googleのエコシステム以外のリソースを使用する必要がある場合に特に便利です。
- EvernoteまたはOneNoteに転送します。 割り当てられたOneNoteノートに電子メールを直接インポートするためにme@onenote.comエイリアスを設定するか、Evernoteにメッセージを記録するためにカスタムEvernote電子メールアドレスを使用します。
あなたがアーカイブする前に考える！
ある日、魔法のように永遠に消えないように、メールをバックアップする必要があることを示唆するバックアップサービスのコテージ業界があります。
Googleはサービス拒否違反のためにアカウントを削除したり、ハッカーがアカウントを管理したりアーカイブの一部または全部を削除したりする可能性はありますが、これらの結果は比較的まれです。 クラウドベースの堅牢な電子メールプラットフォームのプロバイダーであるGoogleは、何の理由もなくメッセージを紛失したり、アカウントをランダムに削除したりする傾向がありません。
あなたのアカウントをバックアップする正当な理由があるかもしれませんが、バックアップは通常は必要ありません。 Googleの独自のクラウドプラットフォームほど安全でない可能性のあるツールである、Gmailアカウントに他の製品やサービスを接続すると、実際にメールを開いてデータ漏洩をさらに大きくすることができます。